Van een rapport memo van transmittal pagina functies graag een curriculum vitae sollicitatiebrief. Denk aan het als uw persoonlijke pitch aan de lezer. Schrijf op wat je zou zeggen naar de ontvanger als u van het verslag aan hem in persoon overhandigen waren, maar eerst je gedachten te verzamelen.
Voordat u schrijft, is het belangrijk te achterhalen wat je wilt zeggen. Identificeren van uw doelgroep en te beoordelen hun specifieke behoeften en wensen. Overweeg deze punten bij het opstellen van een memo van verzending en de rest van uw rapport of voorstel.
Pakken de memo van doorgeven met behulp van eenvoudige memo opmaak. Als uw organisatie beschikt over een memo-sjabloon gebruiken. Zo niet deze opstelling als uitgangspunt gebruiken:
MEMORANDUM
Aan: De naam en titel van geadresseerde
Van: Uw naam en titel
Datum: Datum u in uw verslag
Betreft: De naam van de rapportSchrijf een openingsverklaring. "Hier is het rapport opgevraagde regarding …" bijvoorbeeld. Het hoeft niet lang. Een paar eenvoudige zinnen krijgt de klus te klaren. Gebruik de zakelijke blok indeling voor dit lid en de rest van uw memo. Plaats een harde return of lege ruimte, tussen elke alinea, maar geen tabblad of voordat u begint een nieuwe sectie inspringen.
Schrijf een inleidende paragraaf. Beschrijving van de reikwijdte van het verslag, precies wat het zal dekken en hoe u uw gegevens hebt verzameld.
Schrijf het lichaam van de memo. Uitleggen hoe nuttig het verslag zal zijn voor de lezer. Uw belangrijkste conclusies presenteren en Markeer interessante bevindingen of hoofdstukken van bijzonder belang zijn voor uw publiek. Alle informatie die het verslag zal meer nuttig of toegankelijk voor uw lezer kan worden opgenomen in deze sectie. Je kunt zelfs voorstellen te doen voor verder onderzoek.
Samenstellen van een afsluitende alinea. Schrijf een kort briefje van dank aan uw lezer en erkennen alle grote hulp die u van collega's ontvangen. Eveneens, bieden punten te verduidelijken of verder werken indien nodig.
Controleer het document voor spelling en grammaticafouten.
Heb een collega die u vertrouwt proeflezen van uw werk. Haar frisse blik zal nul op verwarrend spraak- en typefouten.
Breng de nodige wijzigingen en nemen uw spelling-en grammaticacontrole van suggesties.
Plaats uw voltooide memo van transmittal in de rest van uw verslag. Plaats het recht vóór de tabel van de inhoud en na de titelpagina van het rapport.
- Schrijf de memo van verzending en andere inleidende delen van uw rapport laatst, aangezien ze naar de rest van het document terugverwijzen.
- Memo's van verzending worden alleen gebruikt voor interne documenten. Als uw rapport is bestemd voor een publiek van buiten, als een potentiële klant, schrijf een brief van transmittal in plaats daarvan. De informatie zal hetzelfde maar gebruik van zakelijke brief formating inspelen op uw document.