Hoe schrijf je een persoonlijke Memo

Het doel van een persoonlijke memo is een bijzonder probleem aan te pakken of te bieden een oplossing voor een probleem. Een memo is een snelle communicatie die kan worden verzonden naar een of meer geadresseerden. Het is meestal één pagina, maar kan het hooguit twee pagina's. Een memo te gebruiken als de aard van het onderwerp niet te persoonlijk en doen alleen aan de ontvangers voor wie het bestemd is. Een persoonlijke memo heeft een indeling heel erg zoals een zakelijke brief; het heeft echter een andere stijl. Het omvat niet meestal een handtekeningregel aan het eind; echter kan het worden geparafeerd door de naam van de afzender voor goedkeuring van inhoud.

• Voltooi de header. Het eerste deel van een persoonlijke memo begint met de kop.
  Aan: (Dit zou aan wie je praat)
  Van: (Uw naam)
  Datum: (Huidige datum)
  Onderwerp: (In een zin staat het onderwerp. Wees specifiek.)

• Schrijf de eerste paragraaf. Het lichaam van de memo volgt direct onder de kop in alinea-vorm. De eerste alinea moet een overzicht geven van de reden die u uw memo verzendt. Dit is een korte paragraaf.

• Het schrijven van de tweede en derde alinea. Dit zal het grootste deel van uw persoonlijke memo. Dit is de achtergrond of het vlees van uw memo. Hier zal u uw bevindingen en oplossingen bespreken. Aanpakken van de belangrijkste punten op de zorgen die u aan de orde hebben gesteld.

• Samenvatten. De laatste alinea zal het allemaal samen. Hier zal u wijzen op de belangrijkste punten dat u eerder aangepakt, en herhalen van de actie die nodig is voor de geadresseerden.

• Bijlagen opnemen. Hier kunt u uw reader(s) bijlagebestanden die u hebt opgenomen met uw memo aanwijzen. In plaats van alle feiten in uw memo, zal u bijlagen opnemen als bewijs van uw bevindingen.