Non-profit organisaties en andere instellingen of bedrijven die regelmatige bijeenkomsten hebben wellicht een stemprocedure in plaats. Bijvoorbeeld, stemmen vele commissies meestal over dingen zoals het plannen van activiteiten of begroting zorgen. Als u een deel van een dergelijke entiteit bent, dan zult u die betrokken zijn bij het stemproces. Echter, als you can't make it aan de vergadering bij de stemming zal plaatsvinden, kan u zitten kundig voor gebruik van een proxy stemming. Stemmen bij volmacht is wanneer je schriftelijke toestemming voor een derde partij te stemmen op uw rekening. Deze vergunning moet worden geschreven en ondertekend door u.
Lees door uw instelling, organisatie of de statuten van het bedrijf om ervoor te zorgen dat er stemmen bij volmacht is toegestaan en om te controleren op eventuele specifieke vereisten. Bepaalde zinnen of secties mogelijk moet worden opgenomen in uw proxy stemming. Als er geen specifieke aanwijzingen zijn, zijn er algemene richtlijnen voor het schrijven van een proxy stemming.
Omvatten uw naam, de titel en het adres in de proxy stemming. Dit moet het eerste stuk van informatie opgenomen. Je zou schrijven iets als "Ik, de penningmeester van de Commissie, John Smith, van 123 Maple Avenue..."
Omvat de naam en het adres van uw proxyserver. Dit is de persoon die namens u zal stemmen. Toevoegen aan het bovenstaande voorbeeld, kunt u schrijven "Ik, de penningmeester van de Commissie, John Smith, van 123 Maple Avenue benoemen officieel Jane Smith als mijn proxy."
Informatie over de specifieke bijeenkomst waar uw proxy zal stemmen namens u toevoegen. Na de eerste zin, zou u iets opnemen zoals "Ik geef mijn proxy de bevoegdheid om te stemmen over mijzelf op de commissievergadering worden gehouden op 2 januari 2011."
Uitschrijven hoe u uw proxy wilt te stemmen. Dit is belangrijk voor de andere leden om te zien, alsmede om te helpen uw proxy zodat geen fouten worden gemaakt. Typ de naam van de motie in stemming wordt gebracht, zoals "Propositie 12," en of u voor of tegen de resolutie.
Typ uw volledige wettelijke naam aan het einde van de stemming van de proxy. Uw handtekening onder uw naam, evenals de ondertekening van de proxy stemming toevoegen. Uw handtekening is noodzakelijk om de proxy stemmen ambtenaar.