Voortgangsverslagen zijn duidelijk, met een meer formulaire ontwerp dan die van de kwartaalverslagen. De laatste variëren in hun indeling van business to business en instelling naar instelling. Echter de volgende fundamentele richtlijnen gelden voor beide: zich bewust van uw doelgroep en wat ze verwachten te vinden in het verslag en houden uw schrijven duidelijk en beknopt, met een ernstige, no-nonsense Toon en een nauwkeurige, open en betrouwbare stijl zijn.
Wat die u nodig hebt
- Gegevens en informatie moet worden opgenomen
- Een goede tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word
Stap 1
Gebruik traditionele memo formaat voor zowel de vooruitgang en de driemaandelijkse verslag. Beginnen met de datum, de naam en de positie van de persoon aan wie het verslag zal gaan, uw naam en positie en een duidelijke, beknopte onderwerpregel. Bijvoorbeeld, de onderwerpregel voor een voortgangsverslag worden "Voortgang van het Project van de integratie van gegevens." De onderwerpregel voor een kwartaalrapport vaak minder specifiek en gewoon is zegt iets als "Kwartaalverslag voor gegevens-afdeling, derde kwartaal 2010." Als het kwartaalverslag een van de vele gonna van dezelfde persoon is, zorg ervoor dat u weet de exacte indeling die de persoon verwacht. De lezer moet snel verteerbaar die alle binnenkomende gegevens en zal verwachten te vinden van specifieke soorten informatie in dezelfde plaats in elk rapport.
Stap 2
Voor een voortgangsverslag, openen met een overzicht van de vooruitgang, zoals "het integratieproject van gegevens verloopt op schema en onder het budget." Als u op zoek zijn naar iets specifieks--hulp van een andere medewerker of afdeling, lijst extra middelen, etc.--onmiddellijk om er zeker van te zijn dat het is niet over het hoofd gezien door de lezer. Open het kwartaalverslag op een vergelijkbare manier door het samenvatten van de gegevens in het rapport.
Stap 3
Detail van het project achtergrond, die worden opgenomen met de samenvatting van de vooruitgang, kan als u wenst, door snel details samen te vatten en met een beschrijving van het doel en de tijdlijn. In het kader van het kwartaalverslag, kunt u de vorderingen sinds het laatste verslag, opnemen accounting voor zowel de goede als de slechte. Houd in gedachten dat u wilt open en eerlijk.
Stap 4
Geef in het voortgangsverslag alle voltooide werk en gebruik actiewerkwoorden om te benadrukken dat degenen die werkzaam zijn op het project bedrijvig zijn geweest. U kunt ook het opnemen van specifieke datums wanneer realisatiefases van het project werden voltooid of wanneer deel ervan werd actief online gegaan of wat is het doel. Op dit punt beginnen in het kwartaalverslag en binnen de juiste indeling, waarin de vooruitgang die is geboekt. Lijst met problemen die opgelost moeten worden.
Stap 5
Informatie verstrekken in een voortgangsverslag van alle problemen die je worden geconfronteerd, strategieën voor het oplossen van hen en een tijdlijn voor hun resolutie of verklaring voor waarom het probleem loopt.
Stap 6
Lay-out het werkschema in het voortgangsverslag, samen met de prestaties die u in de komende tijdsinterval verwacht. U kunt laten teruglopen van het verslag met een evaluatie van het project en wat er tot nu toe is bereikt. Voorspelling komende kansen en uitdagingen samen met verwachte resultaten en belangrijke activiteiten in het kwartaalverslag. Misschien eindigen met een verzoek om opmerkingen, feedback en ideeën.