Hoe schrijf je een werknemer vertrek brief aan klanten

Een vertrekkende medewerker kan een aantal hoofdpijn voor een bedrijf, met inbegrip van een onderbreking in de klantenservice, afvalligheid van cliënten, verlies van omzet en een overactieve geruchtenmolen veroorzaken. Correct afgehandeld, kunnen een aankondiging alarmeren klanten tot het vertrek van een werknemer een positieve, pro-actieve PR-strategie waarmee u kunt zetten een potentiële lemon in limonade.

Stel uw doelen voor de brief

• Bepaal waarom u wilt of moet contact opnemen met uw klanten om te laten weten over een personeelslid vertrek. Met een opsommingsteken lijst kunt u afstemmen op de verschillende brieven aan de verschillende behoeften van de klanten die u zal worden te contacteren. Bijvoorbeeld, wellicht u gerust sommige clients dat zullen er geen onderbreking in hun leveringen of klantenservice. U moet mogelijk andere clients weten zij hebben een nieuwe contactpersoon in uw bedrijf, die die persoon zal worden en dat de nieuwe rep hen verzoeken zal laat. Wenst u dit misschien aan adres geruchten, informeren klanten waarin de vertrekkende werknemer heeft een niet-concurrentiebeding clausule die u van plan bent om af te dwingen, of dat de werknemer verlaat op goede voet.

Praat met de werknemer

• Een ontmoeting met de werknemer te bespreken uw plan om het contact met klanten. Ask de werknemer voor tips om te communiceren met specifieke clients, op basis van zijn relaties met hen, kennis van hun geschiedenis en behoeften en gedachten op hun potentiële zorgen. Vraag de medewerker als hij dat de reden voor zijn vertrek willen zou medegedeeld of als u die uit de brief laat. Zelfs als u zijn scheiden van een werknemer op slechte voorwaarden, moet noch van u verbranden bruggen en schade toebrengen aan iemands reputatie in de markt.

Beslissen over de ontvangers

• Schrijf een lijst van de ontvangers van de brief, dus kunt u het aanpassen van de inhoud aan een ieder. Noteer de redenen die u elke client naast de klantnaam schrijft en notities over specifieke inhoud dat u wilt opnemen in of uitsluiten in dat de client de brief maken.

Het eerste ontwerp te schrijven

• Schrijven van het eerste ontwerp van de brief, met inbegrip van de volgende informatie:

  Aankondiging van vertrek van de werknemer
  Reden voor het verlaten, indien van toepassing
  Effect op de client
  Geruststelling van de aanhoudende uitstekende klantenservice
  De nieuwe contactpersoon en de contactgegevens van klant
  Datums voor alle overgangskwesties
  * Goed wensen aan de vertrekkende werknemer

  Begin met een aanhef, aanpakken van de client met de naam. Een geruststelling, zoals "XYZ Co. heeft altijd genomen trots in ons vermogen om uitstekende klantenservice via onze opgeleide, professionele medewerkers." Waarschuwen van de client die uw medewerker is verlaten, en waarom, als je hebt besloten dat informatie op te nemen. Eventuele problemen de klant zou kunnen hebben en vertellen hoe zal u het adres van hen. Invoering van de nieuwe contactpersoon van de klant en haar contactgegevens. Eindig met een uitnodiging aan de klant contact met u persoonlijk als de klant vragen heeft. Voeg een naschrift dat een belangrijk stuk van de gegevens die u opvallen, zoals het feit dat de nieuwe contactpersoon roept wilt om zelf deze week zal worden. Hebben uw belangrijkste managers en van elke klant nieuwe contact review uw ontwerp van de verschillende letters u maakt als u wilt een beroep doen op invoer.

De brief voltooien

• Zodra u input op uw eerste ontwerp van uw brief van de klant ontvangen hebt, de definitieve kopieën maken. Laat de juiste medewerkers zien het eindontwerp voordat het heeft ondertekend en gedistribueerd.