Microsoft Outlook is een krachtige e-mail, planning en contact management programma gebruikt door veel bedrijven. Met de mobiele technologie die vandaag beschikbaar zijn moeten veel mensen toegang hebben tot hun e-mail op vele locaties. Microsoft Outlook heeft de mogelijkheid om het automatisch doorsturen van e-mail naar een ander adres, wanneer dit nodig is. Er is een heleboel flexibiliteit in deze functie, dus het kost moeite om in eerste instantie ingesteld. Eenmaal ingesteld, kan het worden geactiveerd en gedeactiveerd door te klikken op een selectievakje.
Open Microsoft Outlook en ga naar het venster 'Mail' als het niet omhoog standaard komt. Klik op "Extra" op de menubalk en selecteer "Regels en waarschuwingen..." Klik op de knop "Nieuwe regel...".
Klik op het keuzerondje 'Starten met een lege regel'. Markeer "Check berichten wanneer ze aankomen" als het niet wordt gemarkeerd door standaard en klik op "Volgende".
Selecteer de criteria voor de berichten wilt doorsturen in het vak "Stap 1". Wilt u alle inkomende berichten doorsturen, selecteert u "met mijn naam in de aan of Cc vak." De geselecteerde items worden gekopieerd naar het vak "Stap 2". Als de criteria die u selecteert heeft een term onderstreept en in blauwe tekst, klikt u op dat de term in de "stap 2" vak voor het bewerken van de criteria aan uw specifieke situatie. Klik op "Next."
Selecteer de actie die u wenst te nemen op de e-mails gefilterd door de vorige stap. Als u doorsturen naar een ander e-mailadres wilt, selecteert u "dit doorsturen naar personen of distributielijst." Klik op de blauw gemarkeerde tekst in het vak "Stap 2" en voer het doorsturen e-mailadres in de "opgeven wie u berichten doorsturen naar:" dialoogvenster of selecteer bestaande namen in uw adresboek. Scheid meerdere vermeldingen met een puntkomma. Klik "OK" en toen "daarna".
Selecteer eventuele uitzonderingen die moeten worden toegepast op uw situatie en hen op de juiste manier als voorheen te bewerken in het vak "Stap 2". Deze zullen meer zeldzaam, maar kunnen nuttig zijn in bepaalde omstandigheden. Ze zijn niet behoeft te worden gewoon automatisch doorsturen van alle binnenkomende e-mail naar een ander adres. Klik op "Next."
Geef de nieuwe regel een naam, bijvoorbeeld "Auto-voorwaarts," in het dialoogvenster "Stap 1". Als u niet wenst te activeren van deze regel onmiddellijk na de oprichting, schakelt u het selectievakje "Turn op deze regel" in "Step 2." Klik op "Finish" en klik vervolgens op 'OK'.
Activeren of deactiveren van de auto-voorwaarts-regel door "Tools" op de menubalk te klikken en "Regels en waarschuwingen..." selecteren en vervolgens selecteren of deselecteren van het selectievakje in de regel is gekoppeld.
- Als u hebt gemaakt en geactiveerd van meerdere regels, zullen ze worden toegepast in de volgorde waarin die ze worden weergegeven. Zij kunnen zo nodig met behulp van de pijlknoppen in het venster "Regels en waarschuwingen" worden besteld.