Indienen is een van de allerbelangrijkste taken dat niemand van ons als om te doen. Bij het opzetten van een nieuw systeem van indiening, zal u wilt om het te maken op een manier die het is gemakkelijk voor u om te gebruiken. Sommige mensen willen hun systeem opgezet door het alfabet en sommige door nummers. Anderen instellen per categorie en vervolgens door het alfabet. Kies wat voor u werkt.
Wat die u nodig hebt
- Archiefkast
- Tabbed Manilla bestanden
- Tabbladen karton scheidingslijnen
- Fijne punt marker
Organiseer uw categorieën zoals de huur of hypotheek. Gereserveerd bestanden voor uw gebouw, hulpprogramma's en -benodigdheden. Gaan door al uw papierwerk. Geef elk onderwerp een categorie. Probeer om uw rubrieken samenvallen met de IRS categorieën, vergemakkelijkt het aan het einde van het jaar.
Maak een scheidingslijn voor elke categorie. Schrijf op de scheidingslijn welke categorie het is. Zet ze opzij.
Als u een factuur betalen, schrijf de datum waarop u het betaald van de kant van de factuur die u bijhoudt of de ontvangst. Als u van controles gebruikmaakt, schrijven het chequenummer en het bedrag op de ontvangst. Als u elektronisch betaalt, schrijven het bevestigingsnummer en op het betaalde bedrag. Dateren al uw papierwerk voor de datum die u hebt gewerkt aan het, zelfs als het is niet een wetsvoorstel. Voorbeelden van andere papierwerk kunnen de verzoening van de bank, facturen voor orders en facturen naar klanten verstuurd worden. Document vervolgens elk ontvangst of stuk van papierwerk in uw boekhoudsysteem. QuickBooks en Microsoft Money hebben uitstekende programma's voor kleine bedrijven boekhouding.
Een Manilla map instelt voor elk afzonderlijk onderdeel van de categorie die u in stap 1 hebt vermeld. Een voorbeeld zou zijn, de categorie is Utilities en de mappen zou ABC elektrische CITY water en riool en INT internetverbindingen. Als uw bedrijf leveranciers heeft instellen u afzonderlijke bestanden voor elke leverancier. Bestanden instellen voor elk van uw klanten. Ga door elke categorie en alle afzonderlijke mappen instellen.
Een bestand instellen voor elke werknemer. Aangezien de meeste kleine bedrijven geen personeel afdelingen te hanteren van werknemers en registers bijhouden over hen hebben, moet u ten minste een eenvoudige bestand op hen houden. Plaats de records van hun loon. Document geen opleiding die ze hebben voltooid. Bewaar kopieën van licenties als ze nodig zijn. U zult ook willen vastleggen van eventuele geschillen die kunnen hebben zij met u. Noteer wat het geschil over was en wat was het resultaat.
Een afzonderlijk bestand voor uw ontvangstbewijzen houden wanneer u iets voor uw bedrijf koopt. Document hen eerst in uw grootboek. U wilt dan gezet hen in het bestand. Eenmaal per maand, ga via de ontvangst-bestand en plaats ze in de juiste bestand en categorie. U kunt de ontvangsten maanden samen te nieten en schrijven van de maand op hen. Zelfs als u een creditcard gebruikt, is dit extra documentatie als u moest worden gecontroleerd door de IRS.
Breng de scheidingslijnen van de categorie in de archiefkast door hen alfabetiseren. Alfabetiseren elk van de mappen in die categorie. Plaats ze achter de scheidingslijn. Ga door elke categorie en bestand hen.
- U kunt een archiveringssysteem om het gemakkelijk voor u om te gebruiken. Zolang u de informatie snel vinden kunt, is het een goed archiveringssysteem.
