Effectief communiceren met medewerkers, is een van de uitdagingen van een manager. In tegenstelling tot een persoonlijk gesprek, waarin het bericht kan worden aangepast aan de rechthebbende, wanneer je aan werknemers als een geheel spreekt, je moet spreken in een stijl die geschikt is voor iedereen. Dit kan bijzonder moeilijk zijn bij het schrijven van een negatieve memo--één die is van cruciaal belang of dat levert slecht nieuws. Penning van dergelijke een missive vereist de manager te zijn directe, maar ook tactvol. Het doel moet zijn om uw medewerkers te veranderen van hun acties zonder slechte gevoelens teweegbrengt.
Het slechte nieuws eerste leveren. Bij het schrijven van een negatieve memo, is het over het algemeen best om naar het slechte nieuws meteen. Met inbegrip van een aanzienlijke hoeveelheid lood-omhoog aan het bericht heeft enkele nadelen: ten eerste, het kan laten klinken zoals u bent stalling; Ten tweede, sommige werknemers kunnen stoppen met lezen voordat je naar de memo's punt; en ten derde, als het bericht is voorzien, vele werknemers zal overslaan de invoering anyway. De Toon van deze sectie zou moeten opleveren, en de feiten duidelijk vastgelegd. Probeer te vermijden van woede of overdreven negativiteit.
Bieden aanmoediging. Nadat u het slechte nieuws heb aangelegd, verschuiving van de Toon en de focus van uw memo zodat er iets optimistischer. Als uw brief cruciaal geweest is, bieden woorden van lof en aanmoediging. Indien u onaangename nieuws uitgebracht heb, benadrukken de positieve. Het doel van uw werk als manager is te leiden, een taak die is nooit belangrijker dan in tijden van tegenspoed.
Het presenteren van een oplossing. Één van de dilemma's waarmee werknemers vaak geconfronteerd wanneer een negatieve memo ontvangen niet te welke maatregelen hun begeleider weten is wil hen te nemen nu. In het derde en laatste deel van de brief, schetsen een duidelijke cursus van actie die medewerkers ondernemen kunnen om de situatie te verbeteren. Deze instructie moet duidelijke stappen van werknemers en in een optimistische toon zou moeten worden geleverd.
Lees het hardop. Voordat u de creditnota verzendt, moet u het kijken over en las het vervolgens hardop. Lees het hardop eerst naar jezelf en daarna naar ten minste één andere persoon die kan feedback geven. Aandachtig luisteren naar uw eigen woord keuzes en probeer te horen elke taal die kan worden geïnterpreteerd. Nadat u deze wijzigingen hebt aangebracht, de letter moet worden nagelezen voor grammatica, interpunctie en spelling--zodat uw medewerkers dat u de brief met zorg.