Hoe te handhaven werknemer personeelsbestanden zonder schending van werkgelegenheid en arbeid wet



Vanaf het moment dat een werkgever hun eerste contact met een potentiële werknemer, door middel van het moment van beëindiging van de arbeidsovereenkomst heeft, is het belangrijk dat schriftelijke bescheiden in verband met de werknemer worden gehouden in een medewerker personeel-bestand onder de naam van elke werknemer. Deze werkgelegenheid bestanden, kunnen als goed onderhouden potentieel dienen ter bescherming van de werkgever van toekomstige aansprakelijkheid voor werkgelegenheid en arbeid schendingen van de wet, zoals onrechtmatige beëindiging of werkgelegenheid discriminatie.

Wat die u nodig hebt

  • Vergrendeling bestandsverzamelingen of een beveiligde ruimte met beperkte toegang
  • Bestandsmappen
  • Begrijpen waarom u moet personeel uit de werknemer houden bestanden. Dit is het bedrijf en de werknemer record van wat heeft plaatsgevonden in de werkplek. De records in het personeelsbestand gehandhaafd kunnen dienen ter bescherming van de werkgever in toekomstige gerechtelijke procedures en helpen om misverstanden die over beleidskwesties, beloning en voordelen kwesties werk plichten en verantwoordelijkheden, tuchtrechtelijke of corrigerende maatregelen en grieven optreden kunnen.

  • Dus wat moet gaan naar een medewerker personeel-bestand? De volgende documenten en registers moeten worden onderhouden door professionals van de menselijke hulpbronnen, of managers, op elke werknemer.

    • Functieomschrijving
    • Sollicitatiebrief
    • Aanbod van werkgelegenheid
    • IRS-formulier W-4
    • Ontvangst voor Medewerkershandboek (vaak een goed idee om het houden van een kopie van het handboek zich, vooral wanneer het kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Op deze manier iedereen wat waren de condities van het handboek de werknemer ondertekend weet voor.)
    • Eventuele prestaties evaluaties gegeven
    • Personeelsbeloningen aanmeld formulieren
    • Awards
    • Klachten en complimenten ontvangen over de werknemer
    • Disciplinaire maatregelen of waarschuwingen
    • Aanwezigheid records
      Het wordt aangeraden dat elk ander soort record een eigen tabblad heeft.
  • Medische dossiers en immigratie vormen moeten worden gehouden in afzonderlijke bestanden. Aangezien u geen werkgelegenheid besluiten op basis van iemands immigratie status maken, is ervan uitgaande dat ze hebben het recht om te werken in de VS, en de federale regering heeft een recht om de I-9, het waarschijnlijk beter te scheiden. Ook, zoals medische dossiers betreft, de Amerikanen met een handicap Act (ADA) bevat zeer strikte regels met betrekking tot privacy en toegang tot post bieden medische dossiers, dus het is noodzakelijk om ze te houden in een apart bestand en archiefkast met beperkte toegang. De ADA grenzen openbaarmaking van informatie in deze registers aan toezichthouders, voor zover de werknemer noodzakelijke beperkingen op hun rechten heeft of behoefte heeft aan accommodatie; eerste hulpverleners in geval van medische noodhulp; en ambtenaren van de overheid en verzekeringen onder beperkte omstandigheden.

  • Het is belangrijk dat onjuiste informatie in een werknemer personeelsbestand onmiddellijk worden gecorrigeerd na kennisgeving door het bedrijf dat de informatie onjuist is.

  • Medewerker personeelsbestanden moeten worden opgesloten en beschikbaar alleen voor mensen die beschikken over een legitiem bedrijf moet toegang hebben tot het bestand. Een manager of toezichthouder in eerste lijn verantwoordelijk mogelijk nodig heeft toegang om beslissingen te nemen over promoties en disciplinaire maatregelen. Als iemand zonder de noodzaak van een legitiem bedrijf om toegang tot het bestand wil om het te zien, moeten ze een geldige dagvaarding. Anders kunnen de privacyrechten van de werknemer worden geschonden.

  • In het algemeen, hoeft de wet u niet te verstrekken aan een werknemer wat er in hun medewerker personeel-bestand zonder een passend verzoek van de werknemer. Het is waarschijnlijk een betere zakelijke praktijk, echter, om te houden van de werknemers op de hoogte gebracht van wat er in hun bestand. Op die manier hoeft u niet een marginale werknemer die verbaasd is wanneer ze zijn gedisciplineerd of beëindigd. De uitzonderingen op deze regel zijn de bepalingen van het eerlijke krediet rapportage Act (FCRA). Het vereist dat u te informeren van de werknemers, of potentiële werknemers, als u een ongewenste actie op basis van wat is vervat in hun kredietrapport.

  • Los van de kwestie van de kennisgeving aan werknemers van wat er in hun personeel bestand is het vraagstuk van toegang. Vele staten vereisen werkgevers werknemers en voormalige werknemers, toegang te verlenen tot hun personeelsbestand van de werknemer. Het is belangrijk, als een menselijke hulpbronnen professioneel of ondernemer, dat u vertrouwd raken met het recht van de staat in dit opzicht. Als algemene regel echter toegang door de werknemer moeten redelijk zijn en onderworpen aan een lid van het management aanwezig om ervoor te zorgen dat niets wordt genomen of gewijzigd. Sommige staatswetten toestaan de werknemer te hebben van de kopieën, als ze, samen met iemand van het bedrijf de kopie maken. Vaak zal er grenzen van wat de werknemer in hun personeelsbestand zien kunt. Als er gevoelige items zoals verwijzing brieven, strafrechtelijke onderzoeken en andere informatie die andermans privacyrechten zou schenden, kunnen zij worden geweigerd toegang daartoe. Het is een goed idee hier die om items te houden onder een apart tabblad in het personeelsbestand van de werknemer. Sommige staatswetten kunnen toestaan dat de werknemer te dienen Tegenbewijzen aan disciplinaire acties of evaluaties.

  • Tips & waarschuwingen
    • Houd een kopie van de staatswet, als die er is in uw staat, op toegang tot werknemer personeelsbestanden geboekte of handig, in het gebied waar deze bestanden worden bewaard. Dit voorkomt eventuele conflicten tussen leidinggevende en de medewerker over wat is en niet is toegestaan.
    • Elke werknemer moet op dezelfde wijze behandeld als het gaat om onderhoud en toegang van hun personeel-records. Afwijkingen in de praktijk kan het bedrijf onderworpen aan rechtszaken.
    • Als je twijfels helemaal over het handhaven van uw werknemer personeelsbestanden hebt, een juridisch adviseur raadplegen.

    Gerelateerde Artikelen

    Hoe te verwijderen boek bindende zonder beschadiging van pagina 's

    Hoe te verwijderen boek bindende zonder beschadiging van pagina 's

    Boekbinden is bijna een verloren kunst. Boekbinden leervaardigheden is een grote hobby, plus je kunt persoonlijke bindingen hebben op uw favoriete boeken. Een van deze belangrijke vaardigheden is hoe te verwijderen van de oorspronkelijke binding zond
    Hoe te betalen voor autoreparaties zonder tussenkomst van de verzekering

    Hoe te betalen voor autoreparaties zonder tussenkomst van de verzekering

    Wanneer hebt u een auto-ongeluk of uw auto moeten reparaties er bepaalde stappen zijn te nemen. Uw verzekeringsmaatschappij kan verlangen dat u in kennis het stellen al of niet u wilt het bedrijf om uw auto vast te stellen. Verzekeringsmaatschappijen
    Hoe vervang ik een toegangsdeur zonder vervanging van de deurpost

    Hoe vervang ik een toegangsdeur zonder vervanging van de deurpost

    Vervanging van een toegangsdeur zonder vervanging van de deurpost is een manier om een nieuwe deur, terwijl het besparen op de kosten. Als de deurpost in goede vorm, is dan niet behoeft ter vervanging van de volledige eenheid. Er zijn een paar stappe
    Hoe om te maskeren met de beoordeling van werkgelegenheid

    Hoe om te maskeren met de beoordeling van werkgelegenheid

    Volgens de Commissie van gelijke werkgelegenheid-gelegenheid, is het gebruik van werkgelegenheid beoordeling testmethoden toegenomen in de afgelopen jaren als gevolg van de behoefte aan efficiënt sorteren via online sollicitaties. Werkgevers test vaa
    Hoe te handhaven ontspannen haar zonder gebruik te maken van warmte

    Hoe te handhaven ontspannen haar zonder gebruik te maken van warmte

    Relaxers kunnen rechttrekken kinky haren, waardoor het makkelijker om stijl, maar relaxers kunnen bevatten chemicaliën die haar kwetsbaar kunnen maken. Mensen met ontspannen haar moeten behandelen hun haren zachtjes, behoud van hun haar met een regim
    Hoe u kunt gebruiken Fraps zonder verlies van FPS

    Hoe u kunt gebruiken Fraps zonder verlies van FPS

    Met Fraps, is vastleggen van spannende of indrukwekkende spelspel nooit gemakkelijker geweest. Aangezien Fraps records een directe feed van uw video-spel, de algemene kwaliteit ziet er in de buurt van identiek aan hoe het eruit zag tijdens het spelen
    Hoe te Mac & kaas bakken zonder koken van Macaroni

    Hoe te Mac & kaas bakken zonder koken van Macaroni

    Niemand kon je schuld voor zijn sceptisch. Tenzij u al een pasta gerecht gemaakt hebt zonder eerst de macaroni koken, is het gemakkelijk af hoe op aarde de ingrediënten stollen. Het eenvoudige antwoord? Met veel melk en kaas. Maak een gelovige uit je
    Hoe Maak aardappelpuree pluizig & romig zonder toevoeging van boter

    Hoe Maak aardappelpuree pluizig & romig zonder toevoeging van boter

    Door het kiezen van het juiste RAS van aardappel, met behulp van de juiste techniek en het maken van slimme vervangingen kunt u pluizig, romige aardappelpuree maken zonder boter.Selecteer zorgvuldig aardappelenAardappel rassen variëren in hun zetmeel
    Hoe de trompet te spelen zonder verstoring van mijn buren

    Hoe de trompet te spelen zonder verstoring van mijn buren

    De hoogste en vaak meest doordringende lid van de kopersectie, de trompet is geen rustige instrument. Zo ontstaat er een grote uitdaging voor elke trompettist proberen te krijgen in de tijd van de praktijk van sommige kwaliteit thuis: hoe om te spele
    Hoe om gewichten te heffen zonder verlies van verkeer in de handen

    Hoe om gewichten te heffen zonder verlies van verkeer in de handen

    Een paar factoren kunnen bijdragen tot het gevoel alsof je verkeer in je handen verliest of aan het hebben van uw handen gevoelloos gaan wanneer u zijn het opheffen van gewichten. Hoewel het mogelijk is dat een onderliggende gezondheidsprobleem veran
    Hoe om gewicht te verliezen zonder gebruik van gewichten of het gaan naar de sportschool

    Hoe om gewicht te verliezen zonder gebruik van gewichten of het gaan naar de sportschool

    Wanneer u niet tevreden met het nummer knippert bij u uit de schaal bent, is het tijd wijzigingen aan te brengen. Gewichtsverlies omvat een combinatie van meer calorieën wordt gebruikt en minder calorieën binnenkomen. U wilt uw opgeslagen calorieën g
    Hoe een duidelijke jas zand zonder schuren van de verf

    Hoe een duidelijke jas zand zonder schuren van de verf

    Schuren duidelijk-jas afwerkingen zorg zoals polyurethaan of lak vereist om te voorkomen dat verpest de algehele afwerking. Met behulp van de juiste soort schuren media en techniek zal helpen u om een ideale finish op uw houtbewerkingsproject te bere
    Hoe kan ik geëmancipeerd zonder toestemming van een ouder?

    Hoe kan ik geëmancipeerd zonder toestemming van een ouder?

    In de Verenigde Staten, is een minderjarige juridisch geëmancipeerd van zijn ouders op de leeftijd van 18. In sommige gevallen wellicht een minderjarige worden geëmancipeerd vóór die leeftijd. Enkele van de manieren waarop een kind wordt geëmancipeer
    Hoe een bedrijf te starten zonder verlies van uw sociale zekerheid

    Hoe een bedrijf te starten zonder verlies van uw sociale zekerheid

    Er zijn drie verschillende geadresseerden scenario's ten opzichte van een bedrijf te starten terwijl de uitkeringen van de sociale zekerheid; begunstigden van het pensioen, handicap (SSDI) ontvangers en aanvullende beveiliging ontvangers (SSI). Versc