Hoe te reageren op een klachtenbrief

Elk bedrijf ontvangt klacht brieven van tijd tot tijd. Reageren op hen snel en professioneel kunt u behouden van goede relaties met uw klanten.

De afdeling recht

Stuur uw brief van de bevoegde dienst, om ervoor te zorgen dat uw klant weet dat de juiste mensen over het probleem weten en zijn aanpak van de situatie. Opmaken van de brief op bedrijfsbriefpapier en volg traditionele zakelijke brief standaardrichtlijnen.

• Verwijzen naar het nummer van de klacht, winkel of ordernummer of de account van de klant in de brief om te zorgen voor passende bijhouden.

Erkennen en Empathize

Erkent de klant frustratie, en als je in de verkeerde, excuses. Benadruk uw betrokkenheid bij de problemen op te lossen en klanten tevreden te houden. Bijvoorbeeld, "Ik was jammer om te horen dat u de verkeerde volgorde ontvangen. Bij ABC company hebben we een verbintenis tot top kwaliteit dienstverlening en corrigeren van fouten."

Fix It

Beschrijf wat je doet voor het aanpakken van de klacht en het probleem verhelpen. Bijvoorbeeld, "Heb ik opgedragen onze verzendkosten afdeling naar girale ter vervanging van u", of "de werknemer die onbeleefd om u in onze showroom was heeft dienovereenkomstig berispt."

Zeggenschap merci

De klant bedanken voor het brengen van het probleemgebied aan uw aandacht en merk op uw waardering voor het klantenadres klandizie. Bijvoorbeeld, "Thank you for om deze kwestie onder onze aandacht. Wij waarderen uw zaken en hoop dat dit incident heeft geen invloed op uw vertrouwen in ons bedrijf in de toekomst."

Gaan de Extra mijl

Veraangenamen uw antwoord door de klant iets extrate geven. Bijvoorbeeld, een gift card, een vrije doorgang of iets anders dat aantoont dat u bent niet alleen zijn sorry voor de situatie, maar toegewijd om te houden van de persoon als klant. Bijvoorbeeld, "I 'm sorry dat uw film werd gesneden korte vanwege technische problemen. Ingesloten, hieronder vindt u vier complementaire film passeert en een voucher voor gratis popcorn en frisdrank."

Wanneer de klacht is Frivolous

Als een klant is de lancering van een frivole klacht, erkennen hun frustratie maar uitleggen waarom zal niet u actie ondernemen. Bijvoorbeeld, als een klant klaagt een item wilde zij is niet op voorraad, cite beperkte productie of zware vraag. Als de klacht over een werknemer die bedrijf richtsnoeren in de omgang met de klant volgde, bedrijfsbeleid uitleggen. Bijvoorbeeld, "Hoewel ik begrijp dat u waren teleurgesteld dat we waren uit A-14 ruitenwissers, de artikelen waren op goedkeuring en zijn stopgezet. Dat is waarom onze zustermaatschappij zei dat hij niet kon extra ruitenwissers bestellen voor u. "