Een effectieve klachtenbrief schrijven, is duidelijkheid vereist. Om de aandacht van de juiste mensen in het bedrijf, contact op met de afdeling customer zaken van het kantoor van de leidinggevenden. Wees duidelijk over de kwestie en geen ondersteunende detail of documentatie. Daarnaast staat wat je wil het bedrijf doen om je compenseren door het probleem ervaren. Terwijl bedrijven vele brieven van klacht ontvangen, laat jou staan die door blijven professional en op punt.
Wat die u nodig hebt
- Computer met internettoegang
- Tekstverwerkingsprogramma
- Envelop en stempel
Noteer de namen van iedereen, u sprak met, de datum, tijd en locatie van het incident. Als u een defect product gekocht, registreren hetzij via een winkel of online, de datum en plaats van de aankoop, de fabrikant, serienummer (indien van toepassing) en de specifieke klacht. Als u slechte service van een bedrijf ingehuurd om te werken voor u ontvangen, gebruikt u een kopie van het werk van de ondertekende overeenkomst of contract.
Ontdek de naam van de Voorzitter, de CEO, of de eigenaar van het bedrijf aan wie u klaagt. De meeste websites hebben een algemene klachtenformulier dat wordt verzonden naar een medewerker van de klantenservice, maar u wilt gaan boven die voor enig resultaat. Website van het bedrijf gebruiken om het adres en de naam van het uitvoerend team.
Gebruik een duidelijke en professionele Toon om te beschrijven precies wat er gebeurd is om u te laten verstoren. Gebruik sterke beschrijvende woorden om de lezer voelen wat je voelde, maar vergeet niet te blijven beleefd in de brief.
Leg uit wat u wenst anders was gegaan met het incident van de klacht. Bijvoorbeeld meer duidelijkheid van de zetel-stoten beleid inzake een luchtvaartmaatschappij, de betere uitleg van opties of tijdigheid van de levering.
Het maken van een specifiek verzoek. Als u wilt dat een restitutie, dit aanvragen. Indien een werknemer onbeleefd was, verzoeken berisping en bijscholing. Wilt u een vervangend product, worden duidelijk en direct.
Staat je volgende handelingen, indien van toepassing. Als u het maken van een formele klacht, geven het bedrijf een termijn die zij nodig hebben voor het oplossen van uw klacht of u zal melden aan een bescherming consumentenbureau of advocaat, indien nodig.
Vlakbij de lezer zijn aandacht bedanken en verzorgen uw volledige contact informatie.
De envelop adresseren rechtstreeks aan de Voorzitter of de CEO en mark "Persoonlijk en vertrouwelijk." Dit zorgt ervoor dat dat ze eigenlijk de brief ontvangt en het zal niet worden onderschept door een assistent zonder de autoriteit om u te helpen.
De brief via aangetekende post versturen en verzoeken om een ontvangstbewijs te weten dat de beoogde persoon daadwerkelijk ontvangt. Responstijd varieert, maar het is redelijk om te wachten op een maand.
- Vloeken, met behulp van slang of geringschattende opmerkingen over de persoon of het bedrijf die u onrecht zal alleen maak je lijken onwetend en onbeleefd. Serieus moet worden genomen, moet u blijven hoffelijk.