Als een high school of college student, kan je jezelf vinden in een situatie waar je een formele brief te schrijven aan een decaan. Of uw brief is ten aanzien van potentiële toelating tot een universiteit, het aanpakken van een probleem op uw campus, of vragend om hulp in een situatie van ontbering, een goed geformuleerde brief kunt u de weg te banen om de gewenste reactie uit de schoolleiding. Het is echter van cruciaal belang voor het opstellen van een professionele, beleefde brief om uw punt over op een duidelijke manier.
Uw doel vaststellen
Voordat u begint met het schrijven van uw brief, neem de tijd duidelijk bepalen wat het is dat je wilt zeggen. De decaan van een hogeschool of graduate school wellicht duizenden studenten te controleren, evenals de faculteit te beheren, een bord te sussen, andere werknemers te evalueren en begrotingen in evenwicht te zijn. Als u niet zeker weet wat je wilt om te vragen, of zelfs of de decaan de beste persoon om te vragen is, stoppen en opnieuw te evalueren. Zodra uw doel duidelijk is en u weet dat de decaan is de beste persoon om aanpak mee, ben je in een goede positie om te beginnen.
De brief goed opmaken
Of u kiest voor een papieren brief schrijven of een e-mail sturen, moet u uw brief correct te formatteren. Als u over het begroeten van de decaan in schrijven, dubbel te controleren de spelling van zijn naam en of hij een titel zoals "Dr" In veel gevallen twijfelt, aanpakken van uw brief met "Geachte Dean Jones" of "Dear Dr. Jones" volstaat, maar u wilt er zeker van zijn dat uw eerste indruk is het beste. U moet zitten kundig voor het vinden van de juiste titel, spelfouten en contact informatie voor de decaan op de website van uw school, maar u kunt ook bellen met de dean's office direct om dubbel te controleren. Als je een brief op papier schrijven, omvatten de juiste opmaak voor het adres en de datum bij de bovenkant. De meeste tekstverwerkingsprogramma's zal een sjabloon hebben daarvoor.
Schrijf bondig
Uw doel duidelijk te communiceren. Een decaan wellicht slechts een paar minuten om te lezen door middel van brieven of e-mails, dus vertel haar wat moet u rechts vooraan. Identificeer jezelf en wat je relatie is naar de school. Als u een probleem bespreekt, onmiddellijk vermelden. Bijvoorbeeld, "Ik schrijf op het verzoek een verlof om een semester te wijten aan een gezin noodsituatie", of "de eetzaal gebrek aan een beleid om publiekelijk gemeenschappelijke allergenen aanwezig in de keuken heeft me te lijden van een bijwerking veroorzaakt." Nadat de identificatie en de verklaring van doel, bieden u alle ondersteunende informatie die u wilt delen, maar Houd het beknopt en feitelijke. Maak het gemakkelijk voor de decaan te begrijpen de redenering achter uw verzoek.
Met alle respect sluiten
Zodra u klaar bent met het lichaam van uw brief, sluit op passende wijze. Sluitingen zoals tonen "Oprecht" of "Respect" dat u de tijd van de decaan waarderen op uw probleem. Een spelling en grammatica te controleren op uw brief of e-mail worden uitgevoerd. Wanneer u erop vertrouwen dat uw brief voldoet aan uw doelstellingen, ondertekenen en de decaan voorzien in al uw beste contact informatie, met inbegrip van telefoon, e-mail en postadres zodat ze kan reageren op u direct.