Of het nu een werknemer voldoen of een die houdt van managers, medewerkers, CEO's en beleggers, moet iemand er om te registreren van de vergadering en de informatie delen met anderen die er niet waren. En aangezien herinneringen kunnen korte, de notulen van de vergadering ook dienen als een herinnering aan de aanwezigen over de kwesties besproken, de besluiten en de acties van mensen worden geacht te nemen. Omdat de notulen als leidraad voor toekomstige zakelijke relaties dienen, is het belangrijk te worden georganiseerd en op te nemen van de juiste informatie. Dat begint met betrouwbare instrumenten.
Kies uw opties
Als het gaat om het kiezen van hulpmiddelen, degenen die het beste werkt voor u en kun je verblijf op de top van wat tijdens de vergadering gebeurt er en samenhangende notities selecteren. Voor sommige mensen is dat een laptop of een tablet-pc; voor anderen is het een notebook en pen. Een opnameapparaat zoals een VoiceRecorder of een smartphone met een opname app ook kunt u de vergadering later herzien. Als u van een smartphone, tablet of computer gebruikmaakt, uitschakelen geen geluiden, spelen of sociale mediatoepassingen zodat u niet krijgen verstoord tijdens de vergadering. Deze hulpprogramma's kunt u notities maken sneller-- maar altijd moet je een notebook en een paar pennen of potloden aan kant als een back-up.
Een sjabloon gebruiken
Ontwikkelen van een sjabloon kan helpen bespaart u tijd, omdat je niet hoeft te kostbare momenten tijdens de vergadering het schrijven van de besproken onderwerpen doorbrengen. Computerprogramma's, met inbegrip van Microsoft Office, bieden zakelijke bijeenkomst-sjablonen die u gebruiken kunt-- of u kunt het ontwikkelen van uw eigen leeg document met behulp van de agenda vóór de vergadering verschijnt. Deze sjablonen hebben meestal secties die omvatten "Genodigden," "Actie-Items," "New Business", enzovoort, maar neem contact op met uw werkgever om te achterhalen of andere items zijn vereist, zoals de namen van de aandeelhouders bijwonen, de namen van de gasten en de locatie van de vergadering. Op de top van elke sectie, maken een vakje met het woord "Tijd", zodat u de tijd schrijven kunt dat sectie begon. Op een computer, sla de sjabloon in Word of een ander bewerkbare indeling, verlaten van een paar lege ruimten in elke sectie. Als u een sjabloon die u wilt afdrukken en klik vervolgens met de hand invullen, laat voldoende ruimte in elke sectie. Wanneer u notities maakt in een haast, zult u vaak Schrijf grotere en meer ruimte dan u zou zijn als je had meer tijd in beslag nemen.
Wat op te nemen en wat om te vertrekken uit
Het doel van het nemen van notulen tijdens een vergadering is niet om te registreren elk ding dat mensen bespreken, maar stelt in plaats daarvan om vast te leggen van de dingen die gebeurd, "Robert's regels van orde," een kort boek dat beschrijft hoe om te gaan van de parlementaire vergaderingen. Dit boek wordt vaak gebruikt door non-profitorganisaties en bedrijven als een gids voor het uitvoeren van de vergaderingen. Op het gebied van de notulen, verspil je tijd opschrijven elk argument iemand gemaakt voor of tegen een bepaald bedrijf actie, bijvoorbeeld niet. Wanneer iemand een beweging maakt, bijvoorbeeld, schrijf de exacte formulering van de ontwerpresolutie, die het, en de definitieve resultaten van de stemming maakte. U, echter hoeft te noteren van ieders opmerkingen voor of tegen de resolutie. Wanneer iemand een rapport maakt, Noteer wie het verslag, de naam van het rapport, een korte samenvatting van het verslag, en de genomen maatregelen maakte. En aangezien u het nemen van "minuten", schrijven ook de tijd dat het besluit werd genomen, evenals de tijd die mensen begon het item bespreken.
Ontwikkeling van een steno
Hoewel je niet naar beneden elk ding dat gebeurde schrijven, zou soms de actie in de vergadering gaan sneller dan je kunt houden. Wanneer dat gebeurt, uw eigen steno gebruiken U kunt bijvoorbeeld afkortingen voor gemeenschappelijk zakelijke woorden, zoals "mgmt" voor beheer of "prod" voor product of productiviteit. Initialen gebruiken voor mensen die betrokken zijn in de bijeenkomst, zoals "JS" voor John Smith. Symbolen zoals een vraagteken kunnen ook steno "vraag." Bijvoorbeeld, je kan schrijven "JS?" om aan te geven dat John Smith een vraag gesteld. Ontwikkelen van uw eigen stenografie, en vervolgens vertalen in termen die iedereen begrijpen kan voordat u de vergadernotities publiceert.