Het uitvoeren van een workshop Business proces Management (BPM) is vrij uitdagend. Het loont echter in die zin dat het gaat om het bedrijf deskundigen bestaande processen te verbeteren. De doelstellingen zijn een kaart van de huidige en toekomstige staat aandacht voor processen, kansen en risico's in kaart. Een zakelijke workshop voor de beoordeling van de proces wordt vaak een waarde stream mapping gebeurtenis genoemd. Meestal is er pre werk, werk verricht op het tijdstip van de gebeurtenis, dan follow-up-werkzaamheden of huiswerk, die naar verwachting worden afgerond binnen een korte termijn bijvoorbeeld 30 dagen.
Wat die u nodig hebt
- Team Handvest
- Deskundige deelnemers
- Doelstellingen
- Smart doelen
- Basislijngegevens
- Post zijn
- Markeringen
- Groot werkoppervlak
- Grote ezel-Post het papier formaat
Team Handvest, doelstellingen en leden vastgesteld
Maken van een team-Handvest en team deelnemers te identificeren. Team doelstellingen: verwachte resultaten, aandachtsgebied, grenzen, en S.M.A.R.T., specifieke, meetbare, haalbare, relevante en actuele doelen verwerken.
Betrekken van werknemers die zowel deskundigen als beginners. Houd de teamgrootte relatief klein (onder de 10 indien mogelijk). Als het is een complex proces, kies uw experts verstandig. Te veel mensen (meer dan 20) kan de groep houden van productief simpelweg omdat het is ook moeilijk te beheren met zo vele ingangen.
Boek een locatie voor het evenement voor drie dagen. Omgaan met de logistiek van reis- en maaltijd eisen, onderhandelen over tarieven na deelnemer beschikbaarheid vinden en tot vaststelling van een datum.
Stuur een agenda aan de deelnemers van tevoren, samen met de aankondiging van een vergadering. Uitleggen aan hen de verwachtingen en direct hen om te verzamelen van alle gegevens die zij voorafgaand aan het evenement wellicht. Als ze zullen worden verwacht om te lopen op een werkvloer, identificeren alle beschermingsmiddelen die deze nodig zoals een bril of veiligheid veiligheidsschoenen hebben. Als een bedrijfsproces wordt gereviseerd, identificeren alle gegevens die nodig is voor de werknemers te brengen aan het evenement. Dit zijn bijvoorbeeld totale huidige tijd om te leveren product vandaag, totale kosten, totale aantal eenheden, totaal aantal klanten.
Gebeurtenis activiteiten
Kamer met benodigde apparatuur zoals internetverbindingen, water bereiden voor gasten, en ezels waar het team zullen doen hun toewijzing. Vraag een managers of directieleden te doen van de inleidende opmerkingen, ondersteuning en de detaillering van de verwachtingen en de grenzen voor de doelstellingen van het team.
Vragen van deelnemers om zichzelf en welke gebieden van expertise zij vertegenwoordigen voor deze activiteit. Vragen dat zij wat ze hopen aangeven te bereiken doordat tijdens het evenement. Een voorbeeld zou kunnen zijn, de inkoop manager wil betere interne communicatie wanneer orders worden geannuleerd. Vervolgens Bekijk de team-Handvest om doelstellingen en doelstellingen te delen.
Het uitleggen van het proces van waarde stream mapping. Vertellen de deelnemers die u zal uitdelen post-it notities die u gebruiken zal om de bestaande processen in kaart. Hand hen verschillende gekleurde post-it notities die ze kunnen gebruiken om te noteren van de ideeën, zorgen, of gegevens die ze moeten verzamelen. Houd de bijeenkomst verplaatsen door niet vastloopt met ideeën in het begin. Stel een gebied in de ruimte voor deze ideeën en zorgen worden herzien later in de middag voordat de vergadering wordt gesloten.
Bevestigen de grenzen van het proces door te praten door het snel op de zeer hoge 30.000 ft. weergave of niveau. Bijvoorbeeld zou je kunnen zeggen, "We beginnen met een citaat van de klant, bijvoorbeeld, en we eindigen met de klant ons te betalen voor het product. Dat is de waardestromen." Markeer vervolgens het proces van offerte, de prijsstelling proces, het productieproces, het verpakkingsproces, het verzendproces, het proces van de factuur. Deze worden meestal afgebroken door functionele groepen dat Ken emmers of sub van werk processen. Soms zijn deze processen seriële in aard en andere parallelle tijden.
Gebruik markeringen en post-it toelichting op de kaart uit de huidige staat kaart, chronologisch, stap voor stap door elke functionele groep, identificatie van de belangrijkste taken die vereist zijn voor het proces om mee te bewegen. Identificeren rework loops, lussen van de goedkeuring, besluit punten en Opmerking tijden waar wachten (wachttijd) of inventaris pileup treedt op. Aan het eind van de dag moet u door middel van het Handvest, de missie en de huidige kaart staat normaal gesproken.
Bekijken van team Handvest snel op dag twee, en bijwerken als iets gewijzigd ten van de voorafgaande dag opzichte. Opleiden van werknemers op de zeven dodelijke afvalstoffen en uit te leggen dat je gaat om te werken op de kaart van de toekomstige staat. Uitdagen om te voorzien van een toekomstige staat bezuinigingen doorlooptijd met 50 procent, uitval door 50 percenten vermindert of verbetert de doorlooptijd met 50 procent. Het bespreken van ideeën en mogelijkheden om de doelstellingen van het team. Nemen ze voor een fysieke wandeling doorheen het proces leiden tot hun gedachten over nieuwe manieren van kijken naar dingen.
Begin kaart brengen van de toekomstige staat kaart, weer chronologisch op nieuwe papier. Combineer stappen, uitlijnen van processen, en gebruiken van pull systemen voor inventarisatie (kanbans) of administratieve communicatie. Bekijk de huidige toestand en de toekomstige staat kaarten op dag drie. Toevoegen van een voorsprong tijd ladder die toont het aantal stappen, gemiddelde tijd van verwerking per stap, merk wachttijd, inventaris en planning knelpunten voor zowel de oude als de nieuwe kaarten.
Vergelijk de kaart van de toekomstige staat aan de verwachtingen van de Handvest team om de eventuele leemten die misschien bestaat. Als team moet om gegevens te verzamelen, acties en toewijzen vervaldatums aan het actieplan. Voorbereiding van het uit korte verslag en maken van de regeling voor de volgende teamvergadering.
Volledige acties
Regelmatig bijeenkomen met het team. Leemten op actielijst, verslag over de vorderingen en nieuwe items toewijzen als dit nodig is. Acties kunnen omvatten maar zijn niet beperkt tot aanschaf van apparatuur, opnieuw uitlijnen werkprocessen, rollen en verantwoordelijkheden aan te passen en het verkrijgen van ondersteuning voor wijzigingen van het systeem.
De deelnemers van het team na het evenement om ervoor te zorgen dat ze waren tevreden met de logistiek van de vergadering en de uitkomsten enquête. Meten van team effectiviteit door het meten van het succes van hun nieuwe stand tegen hun S.M.A.R.T.-doelstellingen. Voortgangsrapportage aan leidinggevenden blijven totdat de laatste acties zijn voltooid en nieuw proces is klaar om te worden getest.
Het nieuwe proces documenteren, trainen iedereen beïnvloed en bijwerken van bestaande procedures om verbeteringen aan te passen.
Sluit uit het team als acties zijn voltooid. Belonen en erkennen de inspanningen van het team.
- Betrekken team door hen om deel te nemen. Delegeren met markeringen, stickies en acties toewijzen. Leg uit dat de tools die u zijn het onderwijzen van hen kunnen worden gebruikt voor het probleemoplossen van het in elke omgeving.
- Zorg ervoor dat u duidelijke verwachtingen, vervaldatums en eigendom aan het begin van het proces. Re-direct het team niet of bereik vergroten.