De zakelijke wereld is vol van kruipend, lange, saaie vergaderingen. Als uw vergadering is gericht en to the point, zal iedereen die woont op prijs stellen. Of het nu een wekelijkse personeelsvergadering of een industrie-conferentie, planning en voorbereiding kunnen het verschil maken tussen een productieve sessie of een vervelende paar uur.
Een doel hebben
De vergadering zal sneller en meer gericht hebt u een reden om het te houden. Zelfs als het een normale wekelijkse vergadering, zal het worden productiever hebt u een specifiek doel. Opstellen van een agenda die betrekking hebben op de onderwerpen die u wilt opnemen. Vasthouden aan de agenda: als iemand een niet-verbonden onderwerp brengt, vertel hen om erover te praten met u na de vergadering afgelopen is.
Selectief uitnodigen
Mensen die hoeven niet te worden er niet uitnodigen. Als alles wat je nodig hebt van iemand is een update op haar meest recente project, kunt u die in een e-mail. Houden van de vergadering een redelijke grootte houdt dingen meer ordelijke en geconcentreerd. Het bevrijdt ook meer mensen productief werk te doen.
Prep uw genodigden
Sturen uw agenda voor de vergadering, zodat iedereen wat weet te verwachten. Als u belt de vergadering om te gaan met een recente ontwikkeling--een verandering in de wet, een project vertraging--bevatten de achtergrond met de agenda. Op die manier zal iedereen aan de slag en heb je meer tijd in de vergadering inspelen op de ontwikkeling.
Vinden van de juiste ruimte
Een ruimte die groot genoeg vinden dat iedereen die woont zich comfortabel plaats. Mensen knijpen of op jacht naar stoelen is storend, ongemakkelijk en maakt je onvoorbereid. Bevestig dat de kamer is voorzien van alle apparatuur die u nodig hebt en dat het in staat verkeert. Dit is vooral belangrijk als de vergadering een diapresentatie bevat of als iemand gaat via de telefoon of videoconferentie bijwonen.
Sturen van de vergadering
Agenda's zijn magische niet. Veel vergaderingen beginnen met een doel, dan de deelnemers veer af op raaklijnen. Als u host, is het aan u om te sturen van het schip weer op cursus. Als uw gasten klanten of hogere management bevatten, moet u dit doen met een gevoelige touch, maar het moet doen. De vergadering op het geplande tijdstip te beëindigen.
Mensen helpen ontspannen
U wilt niet uitvoeren die strakke vergadering die iedereen voelt alsof ze in het kamp van de laars. Regelen voor een levering van snacks en non-alcoholische drankjes. Laat enige tijd aan het begin voor kleine praten, zoals mensen natuurlijk genieten van inhalen met elkaar. Gewoon niet laten lopen tot het punt dat het vertraagt de business at hand.
