Een soepel lopen bestuursvergadering kan stimuleren het vertrouwen van de bestuurders in hun leider. Daarentegen kan een versnipperde, ondoelmatige vergadering het bestuur op vraag of de leider is in staat niet alleen met de vergadering maar de organisatie zelf. Gelukkig, zijn verschillende factoren die van invloed zijn perceptie van de vergadering onder controle van de leider, zolang ze laat zich in ieder geval enkele weken voor te bereiden.
Maken van de agenda en de "board boek." De agenda--die moet worden getiteld met de naam van de vergadering, de datum en locatie--moet worden gesplitst in een toestemming-agenda en een agenda van de discussie. Het boek van de Raad van bestuur dient minuten van de laatste vergadering, verslagen van bedrijf leiderschap, financiële gegevens en andere informatie bedoeld voor bestuur overleg.
Stuur de agenda en karton boek aan elk lid van de Raad van bestuur ten minste twee weken vóór de vergadering.
Opvolgen met en feedback van elk lid over de agenda en de board boek vragen. Reageren op vragen of opmerkingen van de Raad van bestuur over om het even welk van het materiaal.
Reserveren de seminarruimte voor ten minste twee uur vóór het begin van de vergadering. Voltooi alle presentatiefaciliteiten en airconditioning testen of het bekijken van de hand-outs een uur voordat de vergadering begint. Gebruik het uur voordat de vergadering begint te begroeten en welkom bestuursleden als ze aankomen.
Leren en onthouden van informatie over de huidige en volgende bestuursvergadering. Kunnen snel en vol vertrouwen om vragen te beantwoorden over de huidige vergadering, deze discussie procedures, evenals de tijd en de locatie van de volgende vergadering.
- Krijgen van een goede nachtrust voor de vergadering en eet een lichte maaltijd voor de hand. Praktijk positief visualisatie en vergeet niet om het nemen van een paar keer diep adem. Goede fysieke gezondheid, vermindert zenuwen, waardoor een positieve, verzekerde indruk wekken.
- Indien mogelijk, de vergadering in de ochtend en niet op kantoor te plannen. Bestuursleden zal meer gericht en minder frazzled eerste ding in de ochtend, en besteden tijd weg van de gebruikelijke routine kan helpen focus.
- Planning van een sociale diner voor de Raad van bestuur de nacht voordat de vergadering kan de leden helpen ontspannen en netwerk, die kan leiden tot een meer productieve bijeenkomst de volgende dag.
- Bestuursvergaderingen en verrassingen zich mengen niet. Zorg ervoor dat elke hete knoop gebieden vast te stellen en stappen voor het oplossen van enige controverse, voordat de vergadering begint. Als de wrijving kan worden opgelost vóór de vergadering, stuurt erkennen de verschillende uitzichtpunten aan het begin van de vergadering het bericht dat de leider in de controle van de situatie.
- Onhandige vergaderfaciliteiten kan eroderen vergadering van de genodigde vertrouwen. Kennen en vertrouwen met procedurele regels. Oefenen met een vertrouwde mede-werker of vriend kan helpen een nieuwe leider voelen zich meer op hun gemak. Vele planken gebruiken de traditionele "Roberts Reglement van orde" (zie bronnen).