Als klanten de tijd om te schrijven een brief van de klacht nemen, menen zij. Terwijl een ontevreden klant kan bellen en een klacht indienen bij een frontlinie persoon of vuur af een e-mail die in de stapel van enige klacht, een brief eindigt is is ambtenaar en een antwoord vereist. Brieven van klacht die beginnen met de CEO en werken hun weg naar beneden de commandostructuur vragen bijzondere aandacht, zoals een tweede brief aan de CEO u in een kwaad daglicht verlaten kon. Hoewel behandeling een brief van de klacht ontmoedigend voor de eerste keer hebt om het te doen lijken kan, zijn er bepaalde stappen om te helpen u op passende wijze behandelen.
Erkennen de letter van de klacht. Dit kan worden gedaan met een telefoontje, een e-mail of een brief. De Hong Kong Polytechnic University stelt u opnemen zinnen zoals "Dank u voor uw brief..." of "Ik verwijs naar uw brief..." Dit laat de persoon die de brief weten dat zijn klacht is aangepakt.
Wilt u een reactie te schrijven op de klacht. Omdat een brief van klacht formele is, vereist het een formele reactie.
De legitimiteit van de klacht te onderzoeken. Op basis van het onderzoek, beslissen als het bedrijf gaat accepteren of negeren van de klacht.
Excuses voor het probleem als geaccepteerd. Beleefde uitdrukkingen zoals "Wij verontschuldigen ons voor het ongemak..." of "Accepteer onze oprechte verontschuldigingen..." gebruiken Indien echter de klacht is verworpen, betreur bij ontevredenheid van de klant "terwijl we begrijpen uw frustratie..." en dan follow-up met "wij u helaas mededelen dat..."
Willen regelen de moeilijkheid als de klacht wordt aanvaard en bieden een uitleg waarom het gebeurde, zoals "de fout werd veroorzaakt door..." of 'de fabricagefout was niet gevonden.'
Afwijzen van verantwoordelijkheid voor het probleem en bieden van redenen waarom het zal niet verder. Zinnen overbrengen zoals 'helaas de garantie is verlopen' dat er is niets meer dat zal gebeuren.
Bieden aan maken een restitutie, de geretourneerde goed te accepteren of een korting geven als u de klacht accepteert. Hong Kong Polytechnic University stelt zinnen zoals "Als een gebaar van goede wil..." of "Wij hebben een vervanger per koerier... gezonden" geschikt zijn.
Direct de schrijver van de brief aan een derde partij--een andere persoon of organisatie--wanneer de verantwoordelijkheid ligt elders. Gebruik van een uitdrukking zoals "Wij betreuren het dat we u niet helpen, maar u kunt contact opnemen met de fabrikant."
