Met een effectieve archiveringssysteem kunt u tijd en energie besparen wanneer u belangrijke informatie die moet snel worden teruggehaald uit een grote hoeveelheid bestanden hebt. Er zijn twee soorten van indiening van de systemen, die gebruik maken van getallen of numerieke systemen, en die met behulp van letters of alfabetische systemen. Leren van het gebruik van deze systemen is essentieel om te beslissen over degene die het beste is voor u. Hoewel er opgedeeld in verschillende categorieën zijn, de basisfuncties van deze indiening systemen is eenvoudig.
Beslissen over de aard van de alfabetische en numerieke systeem dat zou het beste werkt voor de typen documenten die u wilt indienen. Er zijn drie fundamentele alfabetische systemen te overwegen en vier numerieke systemen, de meest voorkomende daarvan het decimale stelsel is. De drie alfabetische systemen zijn actueel, encyclopedie, en geografische.
Beginnen met het definiëren van de "actuele alfabetische" systeem. Dit is ook bekend als de "woordenboek"-systeem en is het makkelijkst te begrijpen. In dit geval elk bestand een titel geven en deze titels zijn gerangschikt in alfabetische volgorde van A tot Z. Ze zijn niet gegroepeerd in onderwerpen en hebben geen categorieën zodat dit systeem meestal het beste voor kleinere hoeveelheden bestanden is.
Begrijp de "encyclopedia" of "ingedeeld" systeem. In dit systeem zijn er grote overkoepelende koppen of onderwerpen, zoals geschiedenis of filosofie, die kleinere onderwerpen alfabetisch gegroepeerd binnen hen hebben. Als het nodig is, kan er extra bestanden alfabetisch gerangschikt binnen deze onderverdelingen. Bijvoorbeeld, in de geschiedenis kon hebt onderverdelingen getiteld met decennia en binnen die bestanden, aanwijzing van bepaalde aspecten van de geschiedenis zoals technologie of oorlog. Deze subcategorieën kunnen doorgaan totdat je voelt dat het bestandssysteem is efficiënt voor u.
Overwegen de "geografische" systeem voor documenten met informatie met betrekking tot plaatsen leren. Net als de Encyclopedie systeem heeft dit systeem grote categorieën zoals landen of staten met subcategorieën zoals steden of steden ingediend binnen hen in alfabetische volgorde.
Ten minste de basisbeginselen van decimale indiening systemen. Dit is het Dewey Decimale systeem dat meestal door bibliotheken gebruikt wordt te boeken en referentiemateriaal categoriseren met telefoonnummers. U kunt in dit geval niet meer dan 10 categorieën hebben vanwege de decimale beperking van alleen met behulp van nummers nul tot en met negen. Deze tien categorieën kunnen worden onderverdeeld in 10 extra categorieën zo vaak als nodig op dezelfde manier dat de encyclopedie-Alfabetische systeem werkt.
Breken het decimale stelsel in makkelijk te leren brokken. Bijvoorbeeld, misschien vereist uw huidige mediabibliotheek dat u drie decimalen hebben zodat uw tien categorieën zou worden vermeld als 000, 100, 200, enzovoort, elk met een titel. Binnen elk van deze zou subcategorieën zoals 002 of 103 totdat alle decimalen zijn ingevuld. In dit geval de 002 staat voor een categorie in de 000s en de 103 staat voor een categorie in de 100s. Dit systeem is goed voor extreem grote hoeveelheden informatie, zoals de decimalen kunnen worden uitgebreid en toegevoegd aan zo nodig.
- Als formele opleiding maakt het leren makkelijker, u zou kunnen overwegen om een depot-klasse in uw lokale gemeenschap college business afdeling of u kon het nemen van een bibliotheek wetenschap klasse voor de meer gecompliceerde decimale systeem.
