Werknemers toe te staan, kunnen zelfs managers, aankopen zonder een gecentraliseerde trackingsysteem leiden tot een scala aan hoofdpijn, zelfs voor een klein bedrijf met enkele medewerkers. Risico's omvatten niet-levering van onderdelen, verlies van leveranciers en operationele afsluiten. Het maken van een aankoop bestelsysteem helpt die u beter uw uitgaven bijhouden, krijgen de items die u nodig hebt op tijd en problemen die ernstige schade aan uw bedrijf toebrengen kunnen te voorkomen.
Beslissen over uw doelen
Onderzoeken waarom u wilt een aankoop bestelsysteem Instituut. U hebt mogelijk problemen met leveranciers verzenden van de verkeerde grond- en hulpstoffen of het niet leveren ze op tijd. U hebt de leveranciers die u objecten zonder vooruitbetaling zal niet schip als ze niet een schriftelijke inkoopdocument hebben. Of u kunt gewoon ter voorkoming van fraude of fouten.
Kies wie wordt intensief
Besluiten die moeten worden betrokken bij het opzetten van uw aankoop bestelsysteem. Start met uw accountant of boekhouder, als je er een hebt. Bekijk de verklaringen van uw bank en creditcard om te zien wie maakt de meeste aankopen in een maand. Zijn afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, management en medewerkers die gebruik maken van het nieuwe systeem. Als u niet zal worden doen het werk zelf, zet een persoon die verantwoordelijk is voor het project en geef hem de autoriteit aan te wijzen van projecttaken aan andere personeelsleden. U overwegen een kleine Commissie voor het afhandelen van de taak te maken. Omvatten een of twee verkopers of leveranciers die zal worden gevraagd om uw inkooporders accepteren.
Ingestelde beleid
Uitschrijven van de omstandigheden waaronder medewerkers kunnen aankopen doen en die kunnen aankopen. Dit zal beperken die kan gebruiken en verzenden van een inkooporder. Overwegen een lijst van erkende leveranciers die accepteert uw inkooporders, zodat u kunt verhogen van uw vermogen om te controleren van de kosten en kwaliteit te maken. Dit elimineert het probleem van het moeten doorgeven van frequent leverancier kredietcontroles bij aankopen.
Uw formulieren ontwikkelen
Inkooporders zijn de formulieren die uitgroeien tot het centrum van het systeem van de orde van uw aankoop. Maak formulieren medewerkers kunnen gebruiken waarmee u, een boekhouder of de boekhoudafdeling te gemakkelijk input inkooporders in een financieel document voor latere referentie. Het formulier dient te omvatten items zoals de volgende:
- naam van uw bedrijf, adres en contact informatie
- departement aanvragen van de aankoop
- persoon die goedgekeurd
- artikel dat wordt ingekocht
- kostprijs per eenheid
- aantal bestelde eenheden
- totale kosten zonder BTW
- BTW-bedrag
- totaalbedrag met belasting
- de leverancier
- Inkoopordernummer
- Datum aangevraagd
- datum van levering
Uw formulier moet kun je rapporten door de leverancier, departement of item snel om uit te vinden hoeveel het bedrijf in bepaalde gebieden besteedt uitvoeren. Elk document moet een inkoopordernummer voor gemakkelijke verwijzing wanneer u contact opneemt met een leverancier of leverancier of vice versa.
Werven van Input
Zodra u de conceptversie van uw nieuwe inkooporder hebt gemaakt, vragen de mensen die het voor hun feedback moet gebruiken. Uitleggen waarom u zijn tot instelling van het systeem en voorbeelden geven van hoe de boekhouding het systeem zullen gebruiken. Uw leveranciers en leveranciers vragen wat zij denken van uw formulier, en als ze aanvullingen hebben ze wil u te maken.
Het nieuwe systeem communiceren
Nadat u hebt gebruikt de aanbevelingen en de feedback die je hebt ontvangen om uw definitieve inkooporder en de procedures voor het gebruik ervan te maken, communiceren de informatie voor iedereen die betrokken zullen worden. De informatie op schrift gesteld en stuur een kopie naar elk personeelslid. Hebben ze ondertekenen een document waarin wordt verklaard dat zij hebben ontvangen, lezen en begrijpen van het document.