De interactieve aard van toepassingen binnen office productiviteitssuites zoals Microsoft Office scheppen om tijd te besparen op repetitieve taken. Een Excel-mailinglijst kan worden gedeeld met Outlook voor contact management en e-mail ontploffing, terwijl dezelfde lijst kunt samenvoegen met Word om standaardbrieven of adres en indienen van etiketten te maken. Om ervoor te zorgen het meest flexibele gebruik van uw Excel-lijst, houd in gedachten enkele van de beste praktijken.
Creëren van uw Excel-mailinglijst
Stap 1
Een nieuwe Excel-werkmap opent, en veldnamen voor uw lijst in rij 1instellen. Zorg ervoor dat elke veldnaam is uniek.
Stap 2
Gegevens invoeren in de rijen onder de namen van de velden om records te maken voor elke geadresseerde. Cellen voor de kolombreedte of de Tekstomloop opmaken naar behoefte. Cellen mag leeg blijven waar de informatie is niet beschikbaar. Wanneer gegevensinvoer is compleet, naam en de werkmap opslaat door te klikken op het tabblad bestand en vervolgens Opslaan.
Excel-gegevens samenvoegen met Word
Stap 1
Open Word met een nieuw, leeg document. Klik op het tabblad Verzendlijsten en klik op Afdruk samenvoegen starten. Er zijn een aantal opties voor het samenvoegen. Selecteer bijvoorbeeld deze Letters.
Stap 2
Klik op Adressen selecterenop een bestaande lijst gebruiken, en selecteer het Excel bestand voor de lijst van de mail. Selecteer een tabel in het volgende venster. Nochtans, met een simpel mail lijst werkblad, zal er slechts één tabel gedefinieerd. Selecteer het en klik op OK.
Stap 3
Uw brief schrijven om te samenvoegen als u zou alle correspondentie, weglaten van gepersonaliseerde exemplaar, zoals adressen en groeten, dat wil zeggen iets dat van uw Excel-mailinglijst worden samengevoegd. Ga naar het begin van de brief en klik op Adresblok op het lint. De rechterkant van het scherm wordt weergegeven hoe de huidige indeling voor het adresblok uitziet met uw gegevens ingevoegd. De linkerzijde bevat opmaakopties. Kiezen tussen deze en klik op OK als u tevreden met het resultaat bent.
Stap 4
Herhaal het proces voor de Begroetingsregel en alle andere gegevens die met behulp van de knop Samenvoegveld invoegen .
Wanneer uw brief voltooid is, klikt u op Voorbeeld van resultaten om te zien hoe uw samengevoegde brief eruit zal zien. U kunt ook klikken op fouten controleren om ervoor te zorgen dat uw brieven zal desgewenst afdrukken. Wanneer u klaar bent, klikt u op Finish & samenvoegen en selecteer de gewenste samenvoegen-optie.
Excel gegevens Mailing naar Outlook importeren
Stap 1
Uw werkblad converteren naar een bestand met door lijstscheidingstekens gescheiden waarde . Klik op het tabblad bestand en Opslaan als. Selecteer een locatie en naam van uw bestand. Selecteer * CSV (door komma's gescheiden) (.csv) in de opslaan als type vak. Klik op opslaan ** en sluit vervolgens het CSV-bestand.
Stap 2
Open Outlook en klik op het tabblad bestand , Open & Export en Import/Export.
Stap 3
Klik op importeren uit een ander programma of bestand. Klik op door lijstscheidingstekens gescheiden waarden en vervolgens volgende. In het importeren van een bestand venster, ga voor de mail lijst CSV-bestand in de vorige stap hebt gemaakt en klik op volgende. Kies een doelmap voor de geïmporteerde records. Contactpersonen wordt gekozen door standaard. Klik op volgende.
Stap 4
Controleer of dat het selectievakje is ingeschakeld voor uw CSV-bestand, en klikt u vervolgens op Aangepaste velden toewijzen.
Stap 5
Klik op de veldnamen van uw Excel-gegevens in van vak aan de linkerkant naar de corresponderende Outlook-velden in het vak aan de rechterkant . Dit voor elk veld dat u nodig hebt uit uw Excel-gegevens uitvoeren. Klik op OK en Voltooien Voltooi het importeren van gegevens.