Alle bedrijven moeten een soort posten boek houden in het geval dat een tollenaar of een IRS Agent komt kloppen. Een grootboek kan worden bewaard in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel, maar de schoonheid van een fysieke grootboek boek is zijn draagbaarheid. U kunt nemen het grootboek thuis elke avond of voeren rond voor investeerders om hen te geven een beeld van hoe het bedrijf financieel doet. Het is ook verstandig om een boek van de posten voor persoonlijke uitgaven, als soort van een veredelde check register houden.
Zes verticale lijnen op de eerste pagina van het boek van grootboek, verlaten van zeven kolommen te tekenen. Merk op dat sommige posten boeken prelined komen, maar nog steeds kunnen worden gewijzigd door de pen.
Label de zeven kolommen "Datum", "Omschrijving", "Krediet", "Bankkaart", "Balance", "Controleer nummer" en "Goedkeuring".
Gebruik de eerste regel in het boek van de posten wilt opnemen van de startende evenwicht. Onder beschrijving schrijf "Balance starten" (en "Evenwicht vooruit" op opeenvolgende pagina's) en staat het beginbedrag in de kolom "Evenwicht".
Het opnemen van alle verkoop-, debiteuren- of betalingen in de kolom "Krediet", met de datum en een beschrijving in de desbetreffende kolommen detaillering waarom geld werd ontvangen.
Noteer alle aankopen, schulden en salaris in de kolom "Debiteren", met de datum en een beschrijving detaillering waarom geld werd verspreid. Lijst het nummer van de cheque in de kolom "Aantal controleren". Het hebben van een manager of boekhouder eerste onder de kolom "Goedkeuring".
Het huidige evenwicht na elke krediet en debiteren transactie om een beeld van waar het bedrijf financieel is en om ervoor te zorgen dat volgende selectievakje nummers worden gebruikt en dat geen controles kunnen worden gestolen.
Houd ontvangsten voor alle transacties. Een selectievakje stub voor betalingen uit en facturen voor betalingen in opslaan. Zet deze bevestigingen in een envelop te begeleiden van het grootboek-boek. Dossier de items weg maandelijks samen met een kopie van die maand posten bestand.
- Noteer alle transacties ten tijde van de transactie. U wilt niet achterblijven met dagen ter waarde van credits en automatische incasso's opnemen aan het einde van de maand.
