Een beleid en Procedurehandleiding is een schriftelijk document dat de gegevens van de regels van een organisatie en de specifieke manieren waarop het moet worden uitgevoerd. Dit omvat alles, van de algemene outlook van de organisatie om de details over het verwerken van inkomende post. Een paar fundamentele ideeën voor een beleid en procedures handmatige wil maken van een handleiding nuttiger aan werknemers.
Verzamelen van feedback van afdelingen
Voor het schrijven van een formele handleiding voor een organisatie, moet u feedback ontvangt van alle verschillende afdelingen over hun beleid en de procedure. Zelfs als er niet een formeel beleid en een procedurehandleiding, hebben de afdelingen waarschijnlijk hun eigen informele beleid, memo's en verspreide reisgidsen. Een beleid en procedurehandleiding, tenzij het wordt geschreven voor een nieuw bedrijf of organisatie, moet rekening houden met hoe de afdeling al wordt uitgevoerd. De invoering van geheel nieuwe beleid en procedures kan potentieel vertragen producties vanwege de leercurve. In plaats daarvan denken aan het beleid en de procedure handmatig als een plek om alle van de informele beleidsmaatregelen en procedures te consolideren op één plaats om verwarring te voorkomen.
Dit is echter niet een absolute regel. Een van de voordelen van het schrijven van een beleid en procedure handleiding is dat het geeft je een kans om te beoordelen van de effectiviteit van een organisatie werk. Bij het schrijven van de handleiding, praten met managers en werknemers in de verschillende afdelingen te zien als om het even welk van het beleids- en procedures ze momenteel met werken zijn hinderlijk, moeilijk of inconsistent. Zo ja, desgewenst kunt u een bijeen om te praten over meer efficiënte manieren werken voorafgaand aan de voltooiing van de handleiding.
Onderscheid maken tussen beleid en procedure
Beleid omvat algemene regels die beschrijven wat kan of niet kan worden gedaan, en dit varieert van filosofische tot de specifieke. Bijvoorbeeld, een beleid kan zijn "we zijn milieuvriendelijk" of "alle toelating aanvragen aan het departement van Admissions indienen." Procedures beschrijven de stapsgewijze processen een beleid te voeren. Bij het maken van een beleid en procedurehandleiding, onderscheid maken tussen de twee door de rubrieken van het beleid en de procedures van elk beleid subkoppen of lijsten. Hierdoor zal de handleiding om snel worden genavigeerd door medewerkers die specifieke informatie vinden willen over hoe een beleid moet worden uitgevoerd.
Duidelijk en specifiek
Bij het schrijven van een beleid en procedures manual, moet u wellicht te vaak herzien uw werk om uitknippen alle jargon, complexe zinnen en vage instructies. Proberen te houden van zinnen tot 15 woorden of minder. Vermijd run-ons of zinnen die meer dan één manier kunnen worden uitgelegd. In plaats van het geven van instructies zoals "alle facturen verwerken en een formulier verzenden naar de projectmanager", het beschrijven van de procedures voor de verwerking van de facturen en geef de naam van het specifieke formulier te verzenden naar de projectmanager.
Kunt u desgewenst een of meer werknemers herziening het beleid en Procedurehandleiding om te controleren op eventuele onderdelen hebben moeite comprehending.
Bekijken en regelmatig bijwerken
Een beleid en Procedurehandleiding is een levend document. Om het te houden handig, bekijken en bijwerken van het regelmatig indien nodig. Vergaderen één keer per jaar te zien als wijzigingen moeten worden aangebracht in het beleid en de procedures handmatige. Het gaat hierbij om nieuwe vormen van werk, herformulering moeilijk of verwarrende leden en brainstormen manieren om het handboek nuttiger, zoals door het toevoegen van meer informatie of verschillende hoofdstukken voor de kleurcodering.
Gebruik geen tijd gevoelige informatie, zoals namen van contactpersonen, telefoonnummers van personen en website URL's in het beleid. In plaats van te verwijzen naar specifieke personen of titels in het handboek, verwijzen naar de namen van de afdeling. Dit zal helpen om het beleid en procedure handleiding blijft langer relevant.
