De meeste ambtenaren van de overheid hebben e-mail en sommige zelfs "Twitter." Dit kunnen werken voor informele communicatie, maar de meest effectieve manier te verbinden met een ambtenaar is daartoe duidelijk en bondig ideeën op papier in een aangetekende brief of converse in persoon. Uw brief correct aanpakken of met behulp van de juiste aanhef in gesprek verzekert dat wat u zeggen zal commando aandacht-- en een antwoord.
Het Bureau, niet de bewoner
Veel is veranderd sinds Emily Post haar eerste collectie van regels van de etiquette in 1922 publiceerde, maar het concept van de etiquette als gemeenschappelijke taal van sociaal gedrag heeft behouden. We pakken onze verkozen of benoemde ambtenaren op specifieke manieren, niet zozeer als een uiting van respect voor hen (hoewel velen zo'n respect verdient) wat betreft het Bureau die ze in beslag nemen. De titels en de aanhef die we gebruiken zijn gebaseerd meestal op maat. Sommige, zoals van de gouverneur van de Massachusetts aanhef van "Uw excellentie" worden gedicteerd door staatswet en dateren uit eeuwen. Sommige, zoals "Meneer de President," zijn gebaseerd op van de ambtenaar (in dit geval, George Washington zelf) aandringen op te breken met een traditie. Elk kantoor een aantal verantwoordelijkheden en voorrechten met zich meebrengt, maar ten minste in democratische landen, het bureau vertegenwoordigt de mensen wie het invullen en aanhef zijn ontworpen om te weerspiegelen dat concept, niet om een beeld van persoonlijke macht.
De basisprincipes
De eerste regel van de aanhef is het gebruik van de juiste titel. Bijvoorbeeld, zijn alle rechters niet gelijk; Sommige zijn magistraten enkele gemeentelijke of circuit rechters en sommige zijn Hooggerechtshof. De juiste aanhef dient de tegel van het Bureau en de achternaam van de persoon, zoals justitie Sotomayor en Chief Justice Roberts.
Met behulp van voornamen zou worden beschouwd als te vertrouwd, maar volledige namen met "The Honorable" in een adres worden gebruikt, vergelijkbaar met de manier waarop "Meneer" of "Ms." wordt gebruikt in het bedrijfsleven:
De rechter van de eervolle 7de justitiële Circuit Court Michigan, John A. Gadola
De eervolle Chief Justice van het Wisconsin Hooggerechtshof, Shirley S. AbrahamsonMet behulp van deze formulieren adres of andere beschrijvende informatie zou maken een aanhef onhandig, zodat de tweede regel is het gebruik van de kortste vorm van Bureau van de ambtenaar met een achternaam of "Meneer" of "Mevrouw" (volgende Washingtons voorbeeld). De samenstelling van de aanhef te stromen gemakkelijk in de hoofdtekst van de brief of het gesprek kunt de korter formulieren. De meeste ambtenaren, met inbegrip van leden van het Congres, staat wetgevers, gouverneurs en burgemeesters kunnen worden begroet op dezelfde manier, met behulp van hun kantoor (vertegenwoordiger, Senator of gouverneur) en de laatste naam in de aanhef:
Meneer de burgemeester
Burgemeester Wiggins
Mevrouw procureur-generaal
Procureur-generaal Blaine
Tijden van verandering
Once upon a time, waren heersers gericht met superlatieven zoals uw Hoogheid of uw excellentie. Na verloop van tijd echter wijzigen manieren. Meeste etiquette gidsen en vele overheidsdiensten publiceren goede vormen van adres, aanhef en afsluiting voor vele ambtenaren van de overheid, en enkele variaties zijn onvermijdelijk als gevolg van interne protocollen en de datum van de meest recente herziening van de gids. De U.S. Department of State regels van protocol zijn meestal het meest betrouwbaar huidige; diplomaten zijn in een kritische houding en niet kunnen veroorloven om iemand te beledigen. Voor de meesten van ons, hoewel, zal als we het idee bedenken dat we een kantoor bent aanpakken en dat we de juiste titel in zijn kortste vorm gebruiken moeten, onze aanhef zijn goede of gebruikt in een zakelijke brief of receptie lijn.