Indiening systemen tot stand brengen office procedures die informatie volgens consistente regels waardoor het makkelijk te organiseren informatie vinden. Indiening systemen organiseren over documenten die andere individuen en organisaties verzenden naar het bedrijf, de verslagen van de interne activiteiten van de onderneming en records met gegevens die door het bedrijf worden verzonden naar andere bedrijven en particulieren.
Inbox en Outbox
De map Postvak uit bevat uitgaande documenten voordat ze worden verspreid. Uitgaande documenten omvatten uitgaande e-mail, faxberichten of documenten scannen en verzenden in e-mail aan entiteiten buiten de organisatie. Het postvak in bevat binnenkomende documenten voordat ze worden geplaatst of intern verspreid. Deze documenten bevatten memo's; documenten die detail van een nieuw project, initiatief of cliënt; en documenten die in de mail komen. Sommige postvakken hebben twee afdelingen. Een sectie bevat documenten moeten bestaande bestanden en een andere sectie houdt documenten moeten een nieuw bestand.
Bestanden en categorieën
Bestanden zijn mappen die houden van de informatie die bij elkaar volgens naam, datum, onderwerp, locatie, project of andere gegevens hoort. Meerdere bestanden zijn gegroepeerd op categorie. Vaak deze categorieën zijn toegewezen een kleur en kleurgecodeerde mappen of stickers worden gebruikt voor gemakkelijke verwijzing tot deze categorieën. Indiening systemen stellen de logische plaatsing van afzonderlijke bestanden binnen een categorie. Bijvoorbeeld, wellicht een spreekkamer kleurgecodeerde categorieën die met elke letter van het alfabet voor patiënt achternamen overeenkomen. Andere systemen van indiening Sorteer bestanden op onderwerp, numerieke, geografische en chronologische categorieën en posities.
Correspondentie
Binnenkomende e-mail wordt opgeslagen in bestanden die betrekking op de informatie over de documenten hebben. Bedrijven zetten kopieën van reacties op inkomende e-mail in hetzelfde bestand als de originele binnenkomende documenten. Sommige bedrijven stempel fotokopieën van ingevulde antwoorden ze te onderscheiden van de antwoorden die zijn nog niet geleverd. Ook zijn fotokopieën van uitgaande documenten opgeslagen in bestanden die betrekking op informatie over de documenten hebben, en opgeslagen in hetzelfde bestand als elke reactie die het bedrijf deze documenten ontvangt.
Interne verdeling
Het postvak in bevat documenten die binnen een organisatie inclusief mail voor individuele werknemers, memo's en andere fysieke documenten die individuele werknemers ontvangen worden gedistribueerd. Interne inbox documenten worden gedistribueerd aan werknemers door het plaatsen van de documenten in werknemer drop dozen, en soms door te scannen of faxen van het document en externe medewerkers.
Indienen van sleutel
Als er geen bestaand bestand dat logisch komt met een nieuw document vervolgens een nieuw bestand overeen is gemaakt voor het opslaan van het. Ook is een nieuwe categorie aangemaakt voor een nieuw document als er geen bestaande categorie die bij het document past. Bestand toetsen bieden een index voor een archiveringssysteem. Bestand keys lijst codificatie van alle categorieën in een archiefsysteem en aangeven hoe informatie binnen elke categorie is ingedeeld. Elk gewenst moment die een nieuwe categorie is aangemaakt, wordt de sleutel bijgewerkt en verspreid naar de rest van het personeel of weergegeven op een centraal referentiepunt.