Indiening systemen zijn geëvolueerd in de jaren van het indienen van papierwerk in de vakken voor geavanceerde software programma's die bestanden elektronisch uit het zicht opslaan. Hoewel u allerlei vandaag kiezen kunt, alle indiening systemen delen één hoofddoel: doeltreffende recordbeheer. Met diverse indiening systemen beschikbaar is het belangrijk dat de kenmerken van elk naar de meest geschikte kiezen. De meest voorkomende indiening systemen zijn eenvoudig te implementeren, en dienen als een middel om effectieve bestandsbeheer.
Alfabetische indiening
Alfabetische indiening is de meest voorkomende archiveringssysteem voor minder dan 5.000 records. Neerlegging door alfabetische volgorde is een systeem waar u bestanden op namen van particulieren, bedrijven, instellingen, agentschappen, onderwerpen, onderwerpen of geografische locaties woordenboek volgorde rangschikken. Dit systeem is effectief voor de cliënt of klant naam bestanden. Als de indiening onderwerpen, een relatieve index gebruiken. De index is een lijst in alfabetische volgorde van de namen van de onderwerp gekozen om te vertegenwoordigen elk onderwerp. Verwijst naar de relatieve index om erachter te komen welke onderwerpnaam om de record onder bestand.
Numerieke indiening
Bij het opzetten van een numerieke opbergsysteem, bestanden in de juiste volgorde met behulp van de nummers vanuit de record of een toegewezen nummer te rangschikken. De meeste systemen gebruikt een index om haalt de bestanden. Een numerieke archiveringssysteem verhoogt productiviteit als gevolg van de hogere snelheid van indiening en de koppeling naar een bestand. Ook biedt nauwkeurige identificatie en zorgt voor meer vertrouwelijkheid. Het is geschikt voor oneindige uitbreidingen en u kunt het gebruiken voor meer dan 5.000 records, in tegenstelling tot alfabetische indiening systemen.
Alfa - numerieke indiening
Alpha-numeric indiening gebruikt een combinatie van namen en nummers. Gewoonlijk gebruikt u dit soort archiveringssysteem met onderwerp namen en nummers. Rangschik bestanden op basis van alfabetische divisies of onderwerpregel, vervolgens door nummer categorie. Er moet een relatieve index gebruiken voor alpha-numerieke bestanden. De index zal een lijst van de codes van de getalnotatie toegewezen aan elke alfabetische division.
Papierloze indiening systemen
Papierloze indiening systemen komen steeds voor veel bedrijven en huizen. Het lost de behoefte aan fysieke opslagruimte en het probleem van de verloren of verkeerd geplaatste informatie. Een papierloze archiveringssysteem zorgt voor gedeelde toegang in meerdere afdelingen. Hoewel gedeelde toegang op aanvraag toegang tot records biedt, kunt u het instellen van gebruikersrechten te bekijken, bewerken, maken of bestanden verwijderen om het toegangsbeheer. Types van papierloze indiening systemen omvatten eenvoudige software programma's, documentservers en document managementsystemen.