Een proefbalans is de lijst van de saldi van de grootboekrekeningen die zijn gepost met inachtneming van het dubbel boekhouden boekhoudkundige concept. Een aangepaste Proefbalans is bereid na het maken van alle aanpassen entries in de grootboekrekeningen. Gepost in de gecorrigeerde Proefbalans saldi zijn up to date en gebruikt om de definitieve jaarrekening opstellen. Voorbereiding van de gecorrigeerde Proefbalans maakt deel uit van de boekhoudkundige cyclus. Het bestaat uit negen stappen.
Identificeren van transacties en bereiden van brondocumenten
De eerste stap is het identificeren van de transacties op het gebied van het bedrijfsleven en andere gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn. Transacties bestaan uit contacten of uitwisselingen die gevolgen hebben voor de financiële positie van het bedrijf. Elke transactie moet een corresponderende brondocument dat bewijs van zijn werkelijke voorkomen. Voorbeelden van brondocumenten zijn facturen en contante ontvangsten.
Classificeren en Journalize transacties
Deze stap omvat een analyse van de verrichtingen te bepalen de financiële effecten ervan en de betrokken rekeningen. Transacties vallen onder twee classificaties, debet of credit. De opname begint door transacties te boeken naar de juiste tijdschriften, die zijn opgesteld in vervolg op de indeling van het dubbel boekhouden. Aankopen-journal, verkoopdagboek en het algemene dagboek zijn sommige soorten dagboeken om transacties te boeken.
Bereiden van grootboekrekeningen
Tijdschriften fungeren als feeders naar de grootboekrekeningen, waar de terbeschikkingstelling van transacties plaatsvinden. Transacties die zijn geboekt naar de grootboekrekeningen zijn vervolgens uitgebalanceerd en de rekening gesloten om te bepalen of het overgedragen bedrag een debet of credit saldo. Boeken naar de grootboekrekeningen is een alle activiteit van het jaar, maar de account is afgesloten eenmaal aan het einde van de verslagperiode.
Voorbereiden van de proefbalans
Voorbereiding van de Proefbalans wordt afgehandeld door een opsomming van bij- en afschrijvingen op de linkerkolom op de rechterkolom met een aangrenzende verhaal. De som van beide kolommen moeten gelijk zijn. Als dat niet het geeft aan dat bepaalde verschillen bestaan in de voorafgaande fasen. Een billijk evenwicht van beide kolommen betekent niet dat de proefbalans, echter klopt.
Corrigeren van discrepanties en bereiden vermeldingen aan te passen
Juiste bestaande discrepanties door het identificeren en corrigeren van de wiskunde, de opname en de boekingsfouten in de voorafgaande stappen. Voorbereiden om te corrigeren verschillen, aanpassing posten die het wegnemen van de fouten, waardoor een getrouw beeld van de huidige stand van zaken. Aanpassingen zal elimineren de bestaande overlopende passiva, opschortingen en schattingen, daarom bieden een duidelijke afbeelding.
Aanpassing posten en bereiden van aangepaste Proefbalans
Aanpassing posten op de grootboekrekeningen voorafgaat aan de definitieve sluiting en uitbalanceren van de grootboekrekeningen. De saldi van posten zijn nu geschikt voor boeken naar de aangepaste Proefbalans. Voorbereiding van de gecorrigeerde Proefbalans volgt soortgelijke richtsnoeren naar de proefbalans eerder bereid met niet-gecorrigeerde rekeningsaldi.