Werken in een kantoor meer dan waarschijnlijk vereist het gebruik van papierwerk. Als u werkt in office iets vergelijkbaar met de meeste kantoren is, is uw behoefte aan dat papierwerk efficiënt worden georganiseerd een must. Indienen is een van de beste manieren van het houden van uw papieren op een efficiënte manier voor jezelf, evenals collega's en management. Hoe u uw papieren dossier zal u helpen om documenten snel en op een ordelijke manier.
De grondbeginselen van indiening
Al dan niet u uw documenten bestand in dozen, bestandsverzamelingen of op een computer, heeft neerlegging een gemakkelijk onderhoudsplan tred te houden met de behoeften van uw bedrijf. Simpel gezegd, is je bestand voor een van de belangrijkste redenen en dat om te weten waar al uw meest noodzakelijke documentatie bevindt. U moet altijd indienen in een procedure waar iedereen de bestanden kan vinden. Indiening kan gebeuren alfabetisch, numeriek, geografisch en op datum. Een van de oudste methoden van indiening is met behulp van een archiefkast en bestandsmappen die kunnen worden aangeduid. U kunt typen of schrijven op de index van de bestandsmap volgens hoe je hebt besloten om het bestand.
Bijvoorbeeld, als u besluit om te organiseren en het bestand door de maanden van het jaar, zou u elke bestandsmap label door elke maand, en alle informatie die vereist worden opgeslagen per maand zal gaan in de omslag van elk bestand met de toepasselijke maand. Zorg ervoor dat label uw mappen in vetgedrukte letters en in gedachten houden dat het enigszins veranderen de tabbladen van elke map items snel gelegen kan helpen. Verschillende kleuren of lettertypen zijn gemakkelijke manieren om iets veranderen mappen tabbladen.
Andere Quick Tips voor indiening
Labelen van de buitenkant van uw bestand dozen of bestandsverzamelingen, kunt ook items snel gelegen. Uw mappen netjes te houden door het invoegen van hen in "opknoping" bestand mappen die aan de binnenkant van kasten bestand koppelen. Opknoping bestandsmappen kan ook worden gelabeld en het wellicht eenvoudiger om een hangende label bestandsmap "Januari-December" dan 12 reguliere bestandsmappen met de naam individueel. Houd er rekening mee dat uw behoeften zal bepalen welk type van indiening techniek die het beste is voor u. Als u dat informatie door clientnamen wilt, vervolgens indienen van clientnamen alfabetisch mogelijk een geweldige optie voor u. Echter, moet u uw bedrijfsgegevens aan kant door "als" een gebeurtenis heeft plaatsgevonden, dan zou u kiezen voor neerlegging door datums. Vergeet niet te informeren iedereen die werkt met de bestanden van uw bedrijf hoe uw archiveringssysteem zodat documenten kunnen georganiseerd verblijven en niet verwarrend worden werkt.
