In sommige gevallen — zoals wanneer je uit de buurt van het kantoor, maar noodzaak om uw e-mail te controleren, of wanneer u veelvoudige e-mailrekeningen bent jongleren — Microsoft Outlook wordt gebruikgemaakt van een reeks opdrachten die regels worden genoemd te sturen of inkomende berichten automatisch omleiden. Doorsturen van e-mail en omleiding kunnen ook worden toegepast op één berichten zonder het maken van een regel.
Regels
Outlook gebruikt programmaopdrachten, bekend als regels of filters, om te helpen beheren van e-mail, berichten indelen en blijf op de taak. De ingebouwde Wizard regels en waarschuwingen kunnen gebruikers voorwaarden waarop Outlook zal automatisch het uitvoeren van een of meer acties of taken opgeven. Populaire regels omvatten bewegende berichten van een bepaalde persoon in een aangewezen map, markeren van berichten van een bepaalde afzender voor follow-up en het verzenden van een mobiel alarm na ontvangst van een e-mail met bepaalde woorden. Onder de door de gebruiker gedefinieerde regels zijn opdrachten automatisch doorsturen en omleiden van binnenkomende berichten.
Doorsturen
Wanneer de e-mail wordt doorgestuurd, een ' FW: ' verschijnt aan het begin van de onderwerpregel en standaard, de hoofdtekst van het e-mailbericht bevat het oorspronkelijke bericht en details van de puntgeschiedenis van het bericht. Het blijft het oorspronkelijke bericht in uw postvak in of de aangewezen map. Een regel maken om berichten automatisch doorsturen van of aan een bepaalde account als bepaalde informatie regelmatig met collega's of andere partijen wordt gedeeld en u wil dat u deel uitmaken van de geschiedenis van het bericht. Bijvoorbeeld, kan een medewerker belast met de coördinatie van de wekelijkse lunch bijeenkomsten een regel voor het automatisch doorsturen van e-mails van de cateraar van de onderneming met het woord 'factuur' naar de financiële afdeling ingesteld.
Omleiden
Een bericht wordt vaak omgeleid wanneer wordt ontvangen in fout. Het belangrijkste verschil tussen doorsturen en omleiden is dat terwijl automatisch doorsturen, wijzigingen aan in uw e-mailadres brengt en gedetailleerde gegevens over de geschiedenis van het bericht bevat, omleiding discreet de e-mail aan de beoogde partij in zijn oorspronkelijk geschreven staat stuurt, waardoor het lijkt alsof het rechtstreeks van de oorspronkelijke afzender werd ontvangen. Dit is een handige functie als de beoogde partij niet hoeft te weten dat u de e-mail ontvangen. Voor uw administratie laat omleiding ook een kopie van het bericht in uw postvak in of in de aangewezen map. Stel een regel voor het omleiden van e-mail automatisch als u regelmatig wilt omleiden van berichten aan andere partijen. Bijvoorbeeld, misschien een gegradueerde, die nog steeds berichten die worden verzonden naar zijn school de e-mailaccount ontvangt een regel mail automatisch omleiden naar een nieuwe e-mailadres instellen.
Overwegingen
Soms benutten afzenders van Information Rights Management, een Microsoft-optie die machtigingen op e-mailberichten, worden geplaatst houden geadresseerden doorsturen, omleiden of het bericht op een andere manier delen. Het wordt aanbevolen in deze gevallen te melden de afzender dat u niet de beoogde ontvanger bent, in het geval u de e-mail in fout ontvangen. De afzender kan verwijderen of te wijzigen van de machtigingen, of ze kunnen het bericht opnieuw verzenden zelf. Ook, voor degenen doorsturen van een bericht, vooral als het e-mailbericht gevoelige gegevens bevat, omleiding van de e-mail naar een adres buiten uw bedrijfsnetwerk kan schenden intern beleid en privacywetgeving.