Het advocatenkantoor waar ik werkte was stilgelegd voor weken zonder macht of telefoons. Onze klanten had geen manier om ons te bereiken.
— Houston advocaat Franklin Bynum
Rampen komen onverwacht, maar orkaanseizoen komt elk jaar-- en gaat gepaard met een storm van potentieel verwoestende gevolgen voor de eigenaars van kleine bedrijven. Verloren gegevens, zijn afgehakte mededeling, niet-terugvorderbare middelen en werknemer uitvaltijd enkel enkelen van de belemmeringen waarmee kleine bedrijven worden geconfronteerd in de nasleep van een grote ramp.
Volgens nationale Underwriter herstellen 40 tot 60 procent van de kleine bedrijven nooit van verliezen bij natuurlijke rampen. Enkele voorzorgsmaatregelen te treffen, kunt u blijven drijven, zelfs als alles om je heen gaat onder.
Maak een Plan voor bedrijfscontinuïteit
Wanneer het raken van de kust van Texas in September 2008, orkaan Ike links delen van de regio Houston zonder elementaire nutsvoorzieningen voor meer dan een maand op documenteigenschap, en snijd Houston advocaat Franklin Bynum af van zijn levensonderhoud.
"Het advocatenkantoor waar ik werkte was shut down wekenlang zonder macht of telefoons," zei Bynum. "Onze klanten had geen manier om ons te bereiken."
Toen Bynum zijn eigen prive-praktijk in 2009 opende, maakte hij ervoor dat u maakt van een plan voor bedrijfscontinuïteit te bespoedigen van zijn terugkeer naar business na een grote verstoring. Een van zijn eerste stappen was over te schakelen naar een Internet-gebaseerde VoIP-telefoonsysteem dat overal kunt werken.
"Als ik praktijk buiten de stad wekenlang moet terwijl de stroomtoevoer is hersteld, ik kan stekker in mijn telefoon en probeert te starten met het bereiken van klanten onmiddellijk," zei hij. Hij zette ook externe oproep doorsturen voor zijn faxmachine in het geval dat hij zijn ambt niet bereiken.
Simpelweg het maken van een plan voor bedrijfscontinuïteit is niet genoeg, toch--kleine bedrijven hun plannen regelmatig moeten bekijken. De Federal Emergency Management Agency beveelt herziening van uw plan voor bedrijfscontinuïteit ten minste eenmaal per jaar om te controleren of het klopt nog steeds naarmate uw bedrijf groeit en verandert. De FEMA website www.ready.gov biedt ook een schat aan gidsen, controlelijsten en monster plannen voor eigenaren van kleine bedrijven het opzetten van een plan voor bedrijfscontinuïteit voor de eerste keer.
Na de Storm
Zodra het stof heeft geregeld, zijn er een paar belangrijke stappen ondernemers onmiddellijk nemen om ervoor te zorgen moeten dat ze de juiste verzekering krijgen en in aanmerking voor federale hulp komen.
Fotograferen van de schade: Zorg ervoor dat u foto's van zowel de binnen- en buitenkant van uw woning.
Bel uw verzekeringsagent: u hebt afzonderlijke agenten voor overstroming of brandverzekering, belt beide.
De beschadigde scheiden van onbeschadigde eigenschap: indien mogelijk, de onbeschadigde eigenschap ergens veilig te beveiligen. Noteer eventuele beschadigde eigenschap die u wilt beschikken over omdat het vormt een gevaar voor de gezondheid of veiligheid.
Toepassing voor een lening of regering hulp, indien nodig: sinds 2006 de Small Business Administration 3,8 miljard dollar in ramp leningen om bedrijven terug krijgen op hun voeten te helpen heeft goedgekeurd.
Plannen voor de toekomst: goede records sneller vorderingen. "Geen toegang voor het bedrijfsleven en de eigenschap records vernietigd tijdens de na orkaan langdurige overstromingen van de tijd die nodig was voor deze bedrijven zelfs toepassen voor bijstand bij invordering [van de SBA] hebben, laat staan opnieuw opent," zei Carol Chastang van de SBA.
Back-Up en bescherming van gegevens
Een van de belangrijkste activa van een klein bedrijf is gegevens. In het beste geval is het onherstelbare verlies van gegevens een ongemak; in het slechtste geval, kan het een klein bedrijf failliet zetten.
Yehuda Cagen, directeur van clientservices voor Xvand technologie Corp., biedt een oplossing voor eigenaren van kleine bedrijven. Zijn Houston gevestigde bedrijf helpt instellen van een virtuele infrastructuur voor lokale bedrijven, waaronder externe PC toegang en een hosting service genaamd IsUtility.
"Het is belangrijk voor bedrijven om verblijf opwaarts en lopende [na een ramp], met name die welke een aanwezigheid buiten de regio Houston of de beveiliging van vertrouwelijke bestanden hebben," Cagen zei, daarbij verwijzend naar een e-detailhandelaar client die zaken over de hele wereld doet. "Hun klanten kunnen niet schelen als er een orkaan in Houston, maar als ze niet hun klanten dienen, thats it."
Naast zijn overschakelen naar een VoIP-telefoonsysteem, heeft Bynum ook stappen gezet om back-ups zijn. Hij regelmatig zijn bestanden scant en houdt van off-site fysieke backups achter slot en grendel. Omdat clientinformatie vertrouwelijk is, liever hij niet het risico van online op te slaan.
De toegevoegde bonus aan het hebben van toegang tot gegevens is dat ondernemers hun records voor het ontvangen van de verzekering of federale hulp veel sneller kunnen openen.
Denken over the Big Picture
Planning voor stroomuitval en back-up van gegevens is slechts een deel van de puzzel.
Een 2009 door de oplossingen van de gegevensterugwinning van de Agility, een Charlotte-based bedrijf dat ondernemers met continuïteit planning helpt, bleek dat slechts 28 procent van de ondervraagde kleine en middelgrote ondernemingen toegang had tot alternatieve kantoorruimte, hoewel 75 procent had een plan om werknemers weer aan het werk binnen dagen na een onderbreking van de bedrijfsvoering.
Xvand technologie Corp heeft stappen ondernomen om verschaft gratis ramp paraatheid op haar website, met inbegrip van regelmatig tips over het bedrijf blog Gepost door de Cagen zelf.
"Voor [Klanten] ten volle te profiteren van de technologische diensten die we hen leveren, is het belangrijk dat er een alomvattend plan in de plaats naast de IT / technische diensten," Cagen gezegd.
Dit omvat het evalueren van dekking onder een verzekering om ervoor te zorgen dat er bij passende bijbehorende concentratiegrenzen; inventariseren van computers, apparatuur en benodigdheden; en "before" foto's op documenteigenschap. Cagen wordt ook geadviseerd samenstellen van een lijst met contactpersonen van medewerkers en leveranciers, hebben een evacuatie plan in de plaats en overzicht manieren om te communiceren als het personeel wordt tijdelijk verplaatst.
"Het is niet een gemakkelijke pass terug naar de normaliteit [na een ramp]," zei Cagen. "Tegen die tijd is het helaas te laat. En dat is waarom we zo onvermurwbaar over het plannen, ervoor te zorgen u hebben dat systeem in de plaats en het testen van dat plan. Als u om te werken wilt, moet je van plan."
- Foto Credit belterz/iStockphoto.com kgfoto/iStock.com
Middelen
Lees de volgende:
