Bedrijven gebruiken procesdocumentatie te vangen van het traject van een project voor evaluatie en toekomstige referentie. Procesdocumentatie helpt een bedrijf bij het herinneren van en het verfijnen van de vaardigheden om te ontdekken van de beste praktijken voor elk nieuw project. Volgens het Westfall Team is gestandaardiseerde procesdocumentatie essentieel voor gebruik in training, beheer en hulpmiddelen ondersteuning. Verschillende methoden bestaan om de documentprocessen binnen een organisatie.
Het verzamelen van informatie
Verzamelen van de informatie is een belangrijke methode gebruikt in procesdocumentatie omdat zij vormt het grootste deel van de informatie die nodig is om te beschrijven van het project. Methoden om informatie te verzamelen, omvatten interviews, vergaderingen en verslagen.
Interview stakeholders of belangrijke betrokkenen bij het project voor informatie over hoe zij het proces evalueren. Vergaderingen doel groep discussie om vast te leggen van de standpunten van mensen direct beïnvloed door het project. Vereisen teamleden betrokken bij het project te vullen van de rapporten die de voortgang bijhouden van taken, schema's en activiteiten in verband met het project. Wonen en alle evenementen georganiseerd te bevorderen of te bespreken van het project-document. Gebruik een laptop, een camera en een cassetterecorder (indien nodig) voor het documenteren van deze bijeenkomsten. Foto's nemen voor en na de voltooiing van het project.
Samenvatting
Volgens knowledgeleader.com dient procesdocumentatie een samenvatting, een gedetailleerde narratieve en een processtroomdiagram. Aan de slag met de samenvatting door het geven van een korte beschrijving van de taak te vervullen door dit proces, de locatie van het project en het doel te bereiken.
Een overzicht van de verschillende vereiste stappen te nemen tijdens het proces en wie verantwoordelijk is voor het voltooien van elke stap. Houd de samenvatting kort en duidelijk. Niet te veel uitweiden over de stappen. Proberen te houden van de procesdocumentatie tot een minimum aantal pagina's.
Verhaal
Het gedetailleerde verhaal is een methode om de successen en de struikelblokken van een proces te beschrijven. Informatie over wat genereerde, feitelijk plaatsvond om te bereiken van het doel, welke wijzigingen zijn aangebracht in het oorspronkelijke plan en waarom. Alle factoren en indicatoren die aan het succes van het project toegeschreven beschrijven. Herziening van de rapporten van teamleden deze factoren te identificeren. Beschrijven van alle aspecten van het proces dat mislukt; Wat de obstakels waren en de manier waarop ze is opgetreden. Identificeer de uitdagingen en de mogelijke oplossingen om te voorkomen dat de storing in toekomstige processen.
Gegevensstroomdiagrammen
Organisaties gebruiken flow diagrammen om visueel document van het proces. Een eenvoudige stroomschema van een proces is veel gemakkelijker te begrijpen dan uitgebreide beschrijvingen.
Flow diagrammen illustreren meestal de relaties tussen de verschillende taken van een proces. Compileer het proces flow diagram door te tekenen van de hoofdtaken binnen het proces. Bepaal de belangrijkste groepen die verantwoordelijk zijn voor elke taak en noteer ze op het diagram. Overzicht van de stappen die nodig zijn om elke taak op de flow diagram te voltooien.
