In "de boeken houden: Basic verslaggeving en boekhouding voor de succesvolle kleine onderneming, zevende editie," Linda Pinson definieert rekeningen te betalen als die schulden van een bedrijf aan schuldeisers voor gekochte goederen of verrichte diensten. Bedrijven toewijzen de verantwoordelijkheden van het uitbetalen van de betalingen aan de leden van haar team van boekhouding of een speciale rekeningen te betalen team. Een speciale rekeningen te betalen team werkzaam standaardsets procedures worden verwerkt. Deze procedures minimaliseren overhead kosten terwijl het maximaliseren van de betrekkingen van de leverancier.
Betekenis
Fraude, verduistering en fouten in de verwerking kunnen een bedrijf verwoesten. Het is essentieel om de controleprocedures om dergelijke risico's. Sommige gemeenschappelijke en doeltreffende controles omvatten: scheiding van functies te beperken van het risico van verduistering; formele inkoop functies en richtsnoeren ter vermindering van het risico van verduistering, frauduleuze facturen en fouten; tweede ondertekenaar dollar bedrag drempels te beperken van het risico van verduistering en fouten; en systematische factuur nummer validatie te beperken van het risico van dubbele betaling fouten.
Leveranciers
Schuldeisers worden toegevoegd aan de database van het bedrijf als leveranciers. Deze taak wordt over het algemeen toegewezen aan een medewerker crediteuren of Financiën klerk die beschikt niet over de functionaliteit voor het genereren van betalingen.
Om ervoor te zorgen dat de betalingen worden gegenereerd in een tijdig, worden leveranciers aangemoedigd om te werken met de verschuldigde Accountsteam naar adres facturatie kwesties. Contact opnemen met aankoop van agenten of de bestellen afdeling vertragingen zal toevoegen om te zoeken naar of het oplossen van onbetaalde of gedeeltelijk betaalde facturen.
Functie
Leveranciers zijn geïnstrueerd om facturen rechtstreeks naar de boekhoudafdeling te betalen. De factuur is tijdstempel en de verwerking klok begint. Als een inkooporder werd gegenereerd voor het aanschaffen van goederen of diensten, is de factuur gekoppeld aan de inkooporder en het bewijs van ontvangst. Mary S. Schaeffer bespreekt dit proces van "drie manier overeenkomen met" in het boek "schulden: een gids voor het uitvoeren van een efficiënte afdeling."
Als de aankoop is gedaan zonder een inkooporder moet het voldoen aan van het bedrijf geldende richtsnoeren. Als de richtsnoeren wordt voldaan, wordt de factuur doorgestuurd naar het departement voor goedkeuring en de passende codering van bestellen.
Uitbetaling Procedures
De rekeningen te betalen analist is gemachtigd om het genereren van betalingen. De analist werkt ijverig om te verwerken van facturen tijdig om ervoor te zorgen dat zij onverwijld worden betaald en kortingen worden genomen indien mogelijk. Beide van deze doelstellingen leiden tot mogelijkheden om controle overhead kosten. Dit is vooral belangrijk wanneer overheidsinstanties worden bestraft voor vertraagde betalingen.
Elektronische betalingen zijn een andere kosten besparingen tool. Dit verlaagt de kosten van papieren cheques en minimaliseert selectievakje fraude of verduistering. Indien het noodzakelijk is om afgifte van een gedeeltelijke betaling of betaling af te wijzen, de rekeningen te betalen analist documenten en verklaart de omstandigheden.
Interne audit
De rekeningen te betalen analist zorgt ervoor dat de betalingen worden uitbetaald volgens het bedrijfsbeleid. Van het bedrijf interne audit team zal de resultaten van de werkzaamheden van de analist selectief bekijken door het aanvragen van de documentatie voor een selecte groep van facturen. De accountant overzichten de documentatie om ervoor te zorgen dat de controleprocedures op zijn plaats waren en goed gevolgd. Onvoldoende controleprocedures resulteren in onverwachte verliezen. Extra tijd en kosten zijn nodig om te herstellen van dergelijke verliezen.