Een informatiesysteem van de menselijke hulpbronnen (HRIS) huizen gevoelige werknemersgegevens. Deze vertrouwelijke gegevens omvatten individuele sofi-nummers, geboortedatum, salarissen, prestaties, etniciteit gegevens en huisadressen. HR-professionals gebruiken specifieke veiligheidsmaatregelen om te beschermen tegen eventuele inbreuken aan hun HRIS programma's, zoals toegangsrechten onder gebruikers te beperken of te coderen gegevens. De intensivering van de beveiligingsrisico's zijn als HR afdelingen roll-out self service functies waarvoor werkgevers en managers op de invoer van hun eigen HRIS.
Toegang
Het beperken van toegang is één HRIS veiligheidsmaatregel. Werknemers die met geautomatiseerde personeel records werken niet het uitvoeren van de dezelfde functies als hun leeftijdsgenoten. Plus, beveiligingsbeheerders systeemwijzigingen op individuele gebruikers kunnen traceren. Bijvoorbeeld, zegt HR medewerkers meestal ingang personele wijzigingen in een systeem, zoals nieuwe huren of beëindiging informatie, HRIS vergelijken. Ook toezicht voordelen administratie werknemers wijzigingen in werknemers voordeel informatie. Op hetzelfde moment, zijn payroll functies onder andere payroll medewerkers zodanig gescheiden dat iemand compensatie wijzigingen ingangen terwijl iemand anders verantwoordelijk is voor de verwerking van die gegevens, zodat werknemers hun salaris ontvangen. "Dit soort beperkte toegang is ook nuttig in audit trails en interne veiligheid," volgens het online artikel "Accounting: slimme profs: Payroll en veiligheid: een geweldige combinatie."
Hygiëne
HR-managers hun HRIS veiligheidsrisico's beperken door het beoefenen van goede computer hygiëne, zegt alle Businesse. Standaardprocedures opnemen met behulp van de meest recente beveiligings-patches, het onderhoud van firewalls en het coderen van gegevens. Deze stappen zijn vooral van cruciaal belang voor HR-afdelingen die gegevens wereldwijd via Web gebaseerde providers delen. Ook zal de meeste HRIS aanmeldingen automatisch afsluiten via de time-out sessie functie, waarmee wordt voorkomen dat een gebruiker intensivering niet achter zijn Bureau voor onbepaalde tijd terwijl vertrouwelijke gegevens op het scherm blijft. Bovendien, zegt sommige bedrijven en organisaties zijn sturen duidelijk van het gebruik van sociale voorzieningenaantallen, en in plaats daarvan bij het toewijzen van een reeks getallen als unieke identificatie voor elke werknemer, "Computerworld." Deze willekeurig of systeem-gegenereerde nummers beschermen tegen identiteitsdiefstal.
Hardware
Hackers vormen bedreigingen van de veiligheid aan elk HRIS programma, maar de hardware is even kwetsbaar te saboteren, zegt "Computerworld." Servers moeten worden opgeslagen in beveiligde delen om hen te beschermen tegen fysieke schade. Payroll gebieden zijn bijzonder gevoelig voor schendingen van de beveiliging. Sommige veiligheidsmaatregelen omvatten houden payroll gebieden vergrendeld aan niet-payroll personeel en uitschakelen en vergrendelen PC's aan het einde van de arbeidstijd om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers, volgens de boekhouding: slimme profs. Een andere voorzorgsmaatregel is voor het plannen van een PC reparaties of installaties binnen een afdeling salarisadministratie wanneer een toezichthouder is ter plaatse om te controleren van het werk. En als HR-afdelingen externe leveranciers gebruikt, HR leiders moeten dat de leveranciers van deze toepassingen documenteren hun eigen interne veiligheidsvoorzorgsmaatregelen, zegt alle Business.