Werknemer bestand bewaren en de registratie zijn twee van de belangrijkste aspecten van het runnen van een succesvol bedrijf. Daarnaast is regelt met de federale en nationale wetten inzake werkgelegenheid records een dilemma dat geen enkele werkgever uit naar de ontmoeting kijkt. Menselijke hulpbronnen personeel zijn dus verantwoordelijk voor het verblijf op de hoogte van wet- en regelgeving gerelateerd aan medewerkerbestanden, documentatie en personeel informatie voor de bescherming van Bedrijfseigendommen en werkgelegenheid acties rechtvaardigen.
Belasting-gerelateerde werkgelegenheid Records
De interne diensten van de inkomsten worden regels vastgesteld voor het behoud van werkgelegenheid documentatie. In het geval van werknemers of werkgevers historische gegevens namens de werknemers betaalde belastingen te bekijken of moeten te corrigeren is onjuist of ontbreekt belastingbetalingen, is toegang tot werknemersrecords cruciaal. IRS publicatie 583 adressen verschillende protocollering eisen, met inbegrip van richtsnoeren voor de bewaring van de record in het geval van belasting betaling verzoening. Werknemersrecords belastingbetalingen met moeten gedurende vier jaar vanaf de datum dat de belastingen verschuldigd of eigenlijk betaald zijn worden bewaard. Publicatie 15 bevat een uitputtende lijst van extra werkgelegenheid records die ook voor vier jaar moeten worden bewaard. De vereisten voor de bewaarperiode omvatten werknemer lonen, tips, pensioen en lijfrente; contactinformatie van de werknemer; W-2 kopieën en teruggestuurde formulieren van de W-2; en betalingen aan medewerkers ziek tijd.
EMO beleid werkgelegenheid Records
De VS gelijke werkgelegenheid kans Commissie (EEOC) afdwingt arbeid en werk wetten die discriminatie op grond van ras, kleur, geslacht, nationaliteit, godsdienst, genetische informatie en handicap verbieden. Een divisie van de EEOC vereist ook bepaalde werkgevers tot het dossier van een jaarverslag van EEO-1 waarmee statistische cijfers voor werknemers, gesorteerd per ras, functiecategorie en geslacht. De EEO-1 verslag is gebaseerd op de volkstelling werknemersrecords en vrijwillige EEO formulieren ingevuld door werknemers tijdens het selectieproces. Bovendien, zijn er gevallen waarin werknemers formele klachten of oneerlijke werkgelegenheid praktijken met de EEOC opslaan. Voor doeleinden van het behoud van bewijs gerelateerde op vordering van de werknemer verlangen EEOC richtsnoeren werkgevers om bestanden van de werkgelegenheid voor de duur van de klacht in behandeling of geschillen. Onder normale omstandigheden, echter werkgevers moeten werkgelegenheid records behouden gedurende één jaar na de datum van het creëren van de record.
Fair Labor Standards Act Records
Het Amerikaanse ministerie van arbeid, loon- en uur divisie wordt afgedwongen door de eerlijke arbeid normen Act (FLSA), die de mandaten federale minimumloon bedragen, overuren bepalingen, kinderarbeid en werknemer classificatie records gerelateerd zijn aan vrijgesteld en nonexempt werkgelegenheid. Record behoud van de werkgelegenheid, is afhankelijk van het type en de inhoud van de werknemersrecord. Dossiers met betrekking tot loon informatie beginnen met initiële lonen en en met inbegrip van latere salarisaanpassingen moet worden bewaard gedurende twee jaar; verdergaande voorschriften evenwel tot een breder scala van werknemersrecords. Records die moeten worden bewaard gedurende drie jaar bestaan uit persoonlijke werknemersgegevens, lonen, bonussen, inhoudingen, tijd en betalen planningen en beroep of baan categorie.
Werkplek veiligheidsgegevens
Wetten die de handhaving van de veiligheid op de werkplek, worden letsel en fataliteit verslagen afgedwongen door de Amerikaanse Occupational Safety and Health Administration (werden). Personeel van de menselijke hulpbronnen die OSHA logs onderhouden zijn verantwoordelijk voor het identificeren van alle incidenten die betrekking op de veiligheid van de werknemers hebben. OSHA logboeken moeten nauwkeurig zijn en, bovendien, moeten worden gehandhaafd voor een lange periode van tijd. Vijf jaar vanaf het tijdstip van het letsel of incident, moet een specialist in veiligheid en risico blijven bescheiden in verband met de oorzaak, de omvang en de resolutie van de schade of fataliteit. Deze records zijn beschikbaar voor OSHA inspecteurs te herzien op elk gewenst moment, redelijke kennis gegeven.