Talrijke federale en nationale wetten gelden voor het document bewaren. Deze retentie documentstandaarden worden ingesteld om ervoor te zorgen dat records zijn beschikbaar om te bewijzen of weerleggen van beschuldigingen door werknemers in geval van geschillen, voor fiscale doeleinden, privacy-kwesties en talrijke andere vraagstukken, die zouden kunnen ontstaan in de loop van het zakendoen. Werkgevers zijn verder gecategoriseerd en verschillende normen toe te passen afhankelijk van uw bedrijf. Uitzendbureaus moeten bijvoorbeeld verschillende records houden dan een ziekenhuis.
Wetten
Complianceregeling zijn meestal de drijvende kracht achter de retentie documentstandaarden. Als de documenten die nodig zijn voor het aantonen van naleving niet beschikbaar zijn, is het moeilijk voor de werkgever om te bewijzen dat zij de letter van de wet volgt. Bovendien, federale wetten wellicht andere eisen dan staatswetten en sommige wetten zijn gewoon staatspecifieke. De primaire verordeningen waarvoor document bewaren zijn de Amerikanen met een handicap Act (ADA), titel VII van de Civil Rights Act van 1964, de leeftijd discriminatie Act (ADEA), Fair Labor Standards Act (FLSA), familie en Medical Leave Act (Afwezigheidsregistratie), Lilly Ledbetter Fair betalen Act, Health Insurance Portability en Accountability Act (HIPAA), Equal Pay Act (EPA), arbeidsveiligheid en Act van de gezondheid (OSHA) en het eerlijke krediet rapportage Act (FCRA). Elk heeft zijn eigen eisen met betrekking tot die records bewaard en hoe lang worden.
Records
Titel VII vereist dat bepaalde records gedurende één jaar worden bewaard. Deze records bevatten: inhuren van records, zoals cv's en toepassingen; Pre-Employment proeven; ontslag, terugroepen en werknemers-vermindering records; promoties en degradaties; redelijk of religieuze accommodaties; en opleiding. Documenten moeten worden bewaard gedurende drie jaar met betrekking tot I-9 vormen onder de immigratie hervorming en Control Act, evenals datums van verlof onder de Afwezigheidsregistratie, en timebook en rooster records onder FLSA. De werknemer pensioen inkomen Security Act (ERISA) vereist dat records waarbij medische of aanverwante uitkeringen voor zes jaar, het statuut van beperkingen voor het schenden van een fiduciaire verantwoordelijkheid moeten worden gehandhaafd. OSHA vereist dat werknemers blootstelling en medische dossiers moeten worden bewaard gedurende de carrière van de werknemer en voor 30 jaar. Veel van de vereisten voor de bewaarperiode zijn direct gerelateerd aan de hoeveelheid tijd die een werkgever aansprakelijk voor een oorzaak van actie is te worden ingediend. Het is noodzakelijk dat werkgevers zijn goed berijmd op hun staat wetten ook. Veel landen hebben wetten die verder gaan dan niet alleen de bewaringstermijnen federale document maar het aantal jaren dat een werkgever aansprakelijk voor haar handelen is uitgevaardigd.
Sancties
Voor veel werkgevers, is de grootste straf verliezen van een gevecht geschillen omdat hun records niet volstaan om te verdedigen van hun acties. Echter, als een werknemer bestanden pak tegen een werkgever en de werkgever niet langer de vereiste records heeft of ze vernietigt terwijl rechtszaak hangende of lopende is, de gevolgen kunnen ernstig. Als voorbeeld kunnen de Sarbanes-Oxley Act voor personen die willens en wetens vernietigen of verbergen records om te belemmeren van een onderzoek of de administratie van alle aangelegenheden die betrekking hebben op een overheidsinstelling worden beboet en/of voor maximaal twintig jaar opgesloten.