Boekhouders gebruiken verschillende hulpmiddelen bij het registreren en melden van financiële transacties van een bedrijf. Twee van de meest voorkomende instrumenten zijn de financieel dagboek en het grootboek. In de meeste--als niet alle--bedrijven met deze hulpprogramma's financiële informatie op een begrijpelijke wijze organiseren. Hoewel gerelateerde, heeft elk item een specifieke rol in de boekhouding mogelijk.
Diversendagboek/Memoriaal
Het dagboek bevat een chronologische registratie van alle transacties in de bedrijfsvoering van een onderneming. Accountants logboekitems specifieke in het algemene dagboek waarmee wijzigingen in twee of meer financiële rekeningen. Bijvoorbeeld, koopt een bedrijf fietsonderdelen voor $500. Een accountant gedebiteerd inventaris en credits cash, plaatsen van de post op een bepaalde datum met een korte beschrijving in het algemene dagboek.
Grootboek
In de boekhouding is het dagboek de belangrijkste record voor financiële rekeningen. Elke account bevat specifieke informatie met betrekking tot een groep van transacties. Accounts vallen onder specifieke groepen, zoals inkomsten, kosten van goederen verkocht, actief, kosten en aansprakelijkheid. Het grootboek bevat het rekeningnummer, de accountnaam en het huidige saldo voor de rekening. De rekeningen in het grootboek leiden tot de proefbalans, dat de tool die een bedrijf gebruikt is ter voorbereiding van de jaarrekening.
Relatie
Het grootboek vereist informatie uit het dagboek om het evenwicht van de juiste account. Iedere grootboekrekening heeft bij- en afschrijvingen in. De bij- en afschrijvingen zijn vaak het gevolg van logboekitems die in het algemene dagboek worden ingevoerd. Wanneer accountants bron een algemene grootboektransactie, gaat ze vaak naar het algemene dagboek. Dit creëert een noodzakelijk verband tussen de twee grondslagen voor financiële instrumenten.
Overwegingen
Een financieel dagboek is niet altijd nodig. Veel bedrijven maken gebruik van verschillende dagboeken voor specifieke transacties. Bijvoorbeeld, houden contant geld, schulden of rekeningen te betalen tijdschriften soortgelijke informatie naar het algemene dagboek. Het gebruik van een financieel dagboek voorgaande maakt ook een nauwkeuriger boekhoudsysteem. In plaats van de jacht door een reeks van posten, kunnen accountants bekijken een dagboek dat specifieke informatie bevat.