Microsofts suite van strak geïntegreerde productiviteitssoftware, Office, biedt twee applicaties voor het beheren van gegevens: Excel en Access. Excel is een spreadsheetprogramma terwijl Access een programma voor databasebeheer is. Hoewel ze verschillende soorten programma's zijn, hebben ze enkele gemeenschappelijke kenmerken.
Kenmerken en compatibiliteit
U kunt Excel gebruiken toevoegen, importeren en exporteren van gegevens. U kunt bovendien, analyseren en manipuleren van gegevens met behulp van de ingebouwde of aangepaste functies, met inbegrip van grafieken en diagrammen. Wanneer u een database in Access maakt, kunt u gegevens vanuit Excel naar een Access-werkblad plakt of een gehele tabel importeren. Echter exporteren niet u een Access-werkblad naar Excel. Daarnaast kunt u een koppeling vanuit Access naar een Excel-werkblad. Excel heeft ook meer functies voor het manipuleren van gegevens uit een werkblad dan toegang. Beide programma's kunnen u tabelgegevens importeren vanuit andere databasebestandsindelingen, zoals TXT- of CSV-gegevens en weergeven in de indeling alleen-lezen op webpagina's.
Grote verschillen
Een Excel-tabel bevat rijen en kolommen met cellen in een plat bestand. Elke regel in de tabel bevat één record. In Access kunt u gegevens opslaan in meer dan één tabel en de relaties tussen de gegevens van de tabel om het uitvoeren van complexe query's maken. Met Access kunt u ook koppelen aan gegevens in grotere, externe databases van SQL (structured query language).
Gebruik
Excel is veel eenvoudiger te leren dan toegang. Het is ideaal voor behoud van lijsten, het uitvoeren van snelle rekenwerk en het delen van gegevens. Toegang is meer complex en krachtig dan Excel, zodat u kunt beheren van grotere hoeveelheden gegevens. In een Access-database kunnen meerdere gebruikers werken op hetzelfde moment. Het is ideaal voor het bijhouden van klantorders, zakelijke contactpersonen beheren, onderhouden van voorraden en personeel taken.
