Bedrijven kopen vaak diensten ruim voor het daadwerkelijke gebruik ervan, soms om geld te besparen met een korting of gewoon omdat er geen andere beschikbare manier om te betalen voor de dienst. De service wordt geacht een "vooruitbetaalde kosten", want geld is betaald voor de dienst, maar het bedrijf niet nog het als een last opgelopen heeft. Er een paar verschillende manieren rekening voor het gebruik van een vooruitbetaalde kosten algemeen aanvaarde boekhoudkundige beginselen, of GAAP, en doen zo correct is belangrijk voor verantwoordelijke boekhouding voor belastingen en investeerders.
Basisprincipes van vooruitbetaalde kosten
Een vooruitbetaalde kosten is een dienst die is gekocht door een bedrijf waarvoor de betaling vooraf, geschiedt voordat de service wordt daadwerkelijk gebruikt. Gangbare voorbeelden hiervan zijn huur en verzekering, die meestal betrekking hebben op een periode die begint op de aankoopdatum en uit te breiden in de toekomst. Dit is gebruikelijk voor een dienst als huur omdat, volgens de accountant Larry Walther, "de meeste verhuurders vereisen maandelijkse huur te betalen aan het begin van elke maand," in plaats van het einde, nadat het bedrijf heeft de ruimte gebruikt. Bij de administratieve verwerking, deze diensten worden meestal geregistreerd als kosten alleen wanneer ze zijn in werkelijkheid gebruikt door het bedrijfsleven, zoals wanneer de verzekeringsdekking periode of de leaseperiode verstrijkt. Tot dat punt, zijn zij als vooruitbetaalde kosten en niet als werkelijke kosten opgenomen.
Administratieve verwerking van vooruitbetaalde kosten
Er zijn twee algemeen aanvaarde methoden gebruikt bij de administratieve verwerking vooruitbetaalde kosten opnemen. In beide methoden heeft de vooruitbetaalde kosten-account een debetsaldo. De reden hiervoor is eenvoudig: alle aankopen vereisen een krediettransactie of hun activa, in dit geval meestal cash, of naar een andere account bijvoorbeeld rekeningen te betalen, als de vooruitbetaalde kosten werd gefinancierd op krediet.
Balans methode
In veel gevallen zijn vooruitbetaalde kosten aanvankelijk opgenomen als een actief account. Deze methode van de boekhouding is de balans-methode aangeroepen omdat de eerste transactie van invloed op de balans en heeft geen invloed op de winst-en verliesrekening tot de prepaid service eigenlijk door het bedrijfsleven opgebruikt is. Het eerste logboekitem in de balans methode omvat een krediet op de Geldaccount-- of schulden, als de last is gekocht op krediet-- en een debet aan de vooruitbetaalde kosten actief account. Aan het eind van de verslagperiode, de verbruikte deel van de kosten is de vooruitbetaalde kosten actief rekening gecrediteerd en gedebiteerd naar de "equity"-kostenrekening, vaak verzekering kosten of kosten van de huur.
Inkomen verklaring methode
In de methode van de verklaring van inkomen, de volgorde van een vooruitbetaalde kosten transactie in feite plaatsvindt in omgekeerde richting: de volledige kosten van de dienst is gedebiteerd naar de kostenrekening eerst, en aan het eind van de verslagperiode, alle overige vooruitbetaalde kosten zijn overgemaakt naar de rekening van een activum. Met de methode van de balans, de vooruitbetaalde kosten rekening heeft een debetsaldo, hoewel het eerst vastgelegd op de "equity"-kant van de balans in plaats van de actiefzijde.
