Voor snelheid en efficiëntie bijhouden veel bedrijven inventaris in PC-bestanden. Voorraad hebben geautomatiseerd brengt verschillende voordelen, zoals real-time voorraad bijhouden, nauwkeurige rapportering en automatische banden om verwerking en andere gerelateerde software. Het bestand bevat alle nodige informatie om componenten of de afgewerkte goederen, met inbegrip van beschrijvingen, de hoeveelheden, de kosten en de locatiegegevens bij te houden.
Beschrijvende gegevens
Zelfs de eenvoudigste voorraadbestanden bevatten informatie die bevat beschrijvingen van de items die worden bijgehouden. De beschrijving bevatten de naam van het item, modelnummer, kleur of andere gegevens. Naast de beschrijving heeft de inventaris-bestand een korte veld met het objectnummer of de eenheid van de veefokkerij. Dit veld uniek identificeert voorraadartikel is een essentieel stuk gegevens--gerelateerde bestanden, zoals voorraad verkeer en klantorders gebruiken het objectnummer in hun eigen gegevensrecords.
Prijs, de kosten en de hoeveelheid
Voor een voorraad bestand nuttig te zijn, moet het bijhouden van de informatie die een bedrijf voor elk item moet. Verschillende bedrijven hebben verschillende behoeften, maar de meeste gebruik prijzen, kosten en hoeveelheden, zodat een voorraad-record deze gegevens bevat. Een prijs is de dollarbedrag waarvoor je het object verkopen, de kosten is hoeveel uw bedrijf betaalt dat en de hoeveelheid is hoeveel u bij de hand hebben. Deze informatie kan worden uitgebreid, aangezien veel bedrijven grote hoeveelheden verkopen en prijs-einden te bieden als de klant 10, 100 of 1000 van een item koopt; Als uw bedrijf werkt op deze manier, dan helpt een voorraad-bestand met meerdere velden van de prijs hebben.
Magazijn locaties
Middelgrote tot grote bedrijven Houd goederen in verschillende magazijnen, zodat een voorraad-bestand voor een organisatie die grootte bevat informatie, meestal in de vorm van een korte tekst code of magazijn nummer magazijn. Elke record inventaris geeft aan welke magazijnen het item wordt opgeslagen in, samen met de hoeveelheid op die locatie. Bijvoorbeeld, wellicht een fiets bedrijf 100 groene jongens fietsen in magazijn A en 75 van de dezelfde fiets in magazijn B. Door het bijhouden van deze informatie in een bestand, kan het bedrijf efficiënt beheren de voorraadniveaus voor elk item.
Datumgegevens
Een voorraad-bestand kan bevatten Data, zoals de datum waarop die het item voor het eerst werd geïntroduceerd door het bedrijf, de meest recente verkoopdatum en de datum waarop u nieuwe voorraad verwacht als het item is uitverkocht. Hoewel datums minder kritisch naar de kernfunctie van een inventarisatiesysteem zijn, ze toevoegen aan het bestand van nut.
Bestandstype
Zeer kleine ondernemingen kunnen krijgen door met voorraadbestanden ingesteld als eenvoudige tekstbestanden of Microsoft Excel-spreadsheets. Deze zijn makkelijk te zetten en accurate informatie te leveren, maar ze zijn slecht in koppelen aan productie-software, orderverwerking systemen of andere zakelijke toepassingen. Wanneer een bedrijf outgrows eenvoudige voorraadbestanden, verplaatst het meestal naar een databasesysteem; de database, terwijl ingewikkelder te maken, is snel, flexibel en deelt zijn gegevens met een willekeurig aantal verwante toepassingen.