Bij het maken van een boekhoudsysteem, moeten bedrijven en non-profit organisaties een kader voor interne controle. De interne controle proces helpt om ervoor te zorgen dat het systeem goed functioneert en dat alle medewerkers betrokken zijn naar verwachting functioneert. Met dergelijke een essentiële zakelijke functie biedt redelijke zekerheid door het verminderen van de kans op fouten en de bescherming van de activa van de organisatie. Vanwege het belang ervan, doen bedrijven goed aan te overwegen van de fundamentele beginselen van de interne controle.
Verantwoordelijkheden
Bedrijven moeten duidelijk vaststellen van verantwoordelijkheden. Toewijzen van specifieke verantwoordelijkheden aan particulieren, zorgt ervoor dat ze begrijpen wat hun rol is bij het handhaven van de interne controle. Als een verantwoordelijkheid van de interne controle consequent over het hoofd gezien is, zullen een effectieve interne-controlesysteem duidelijk maken die een toegewezen taak niet uitvoert.
Bijhouden
Geheugen is niet een onfeilbaar tool, vooral bij het omgaan met grote hoeveelheden informatie of transacties. Met juiste bijhouden procedures kunnen bedrijven te hebben een nauwkeurige geschiedenis van transacties bij de hand. Deze historische gegevens voorziet het bedrijf om te verwijzen naar het later als een probleem wordt ontdekt of als verduidelijking nodig is.
Verzekeringen en binding
Helaas, zelfs de beste interne-controlesysteem kan niet voorkomen dat het verlies van een actief. Door het verzekeren van de activa en verlijmen van werknemers, kan een organisatie gerust dat het zal worden vergoed voor de waarde van een actief als het actief wordt gestolen, of anders verduisterd.
Actief Records en bewaring
In een intern controlesysteem zijn de mensen die fysieke toegang tot liquide middelen en andere activa hebben niet dezelfde mensen die houden van de bescheiden met betrekking tot dat actief. Als, bijvoorbeeld, was de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de kleine kas records dezelfde persoon die de sleutel tot het kleine kas had, zou het gemakkelijk voor die persoon om zichzelf te helpen om het geld terwijl het vervalsen van de kleine kas-record. De persoon die houdt van actief records moet niet zitten kundig voor fysiek toegang tot de activa die hij is het bijhouden van.
Verantwoordelijkheid voor de gerelateerde transacties centraal
Soms moeten verschillende taken worden voltooid om een enkele transactie. In dit geval is het belangrijk dat verschillende medewerkers elke afzonderlijke taken die deel uitmaken van de transactie uitvoert. Dit zorgt ervoor dat meer dan één persoon betrokken bij het voltooien van de taak was, verhoging van de kans dat fouten of frauduleuze handelingen worden ontdekt.
Technologische controle
Inbraak alarmen, elektronische klavieren en andere technologie gebaseerde beveiligingsfuncties kunnen helpen organisaties beschermen activa. Technologie kan gaan vaak waar mensen niet kunnen, en kan worden op het werk 24 uur per dag zonder extra betalen of breekt. Slimme bedrijven vergroten hun interne controlesystemen met geschikte en rendabele technologie.
Onafhankelijke Review
Bedrijven moeten hun interne controlesystemen regelmatig herzien. Dat moet gebeuren door een persoon die presteerde niet om het even welk van het werk wordt gecontroleerd. Een onafhankelijke beoordelaar objectief kan rapporteren over het werk dat wordt verricht gedurende het proces van interne controle en heeft geen reden om de dekking van fouten of overdreven optimistisch zijn over de controleprocedures.