Het organiseren van de componenten voor een effectieve banket neemt aanzienlijke geavanceerde voorbereiding. Moeten besluiten over de grootte, voedsel en decoraties worden genomen, en alle hebben gedetailleerde lijsten van afzonderlijke componenten. Een controlelijst waarop taken staan in een tijdlijn formaat zorgt u ervoor dat belangrijke componenten in volgorde en dient als een snelle herinnering aan wat nog gedaan moet worden. Omgaan met groepen van items op een schema helpt voorkomen dat de details glipt door de kieren.
Komende maanden
Volgens sleutel Opmerking resource, een bedrijf dat met feestzaal sprekers, belangrijke beslissingen helpt zoals het finaliseren van de datum, begint het kiezen van een locatie en het organiseren van sprekers een jaar of langer van tevoren. Zodra deze details zijn, kunnen een voorlopige mensen tellen en plattegrond van de ruimte-indeling beginnen. Wanneer het totale aantal deelnemers is afgerond, is het tijd om te zoeken van de verzekeringsdekking. Het kiezen van leveranciers voor de belangrijke componenten zoals catering en entertainment moet beginnen maanden van tevoren. Thema's of kleuren van het evenement moeten geschieden vroeg ook. Een thema helpt met de algemene richting voor de onderdelen van de foodservice en de decor keuzes kan beïnvloeden. Ook reizen onderzoek en boek uit stad luidsprekers, chef-koks of VIP's. Sociale media stekkers kunnen beginnen zodra al deze plannen in de plaats.
Komende weken
Een afspraak met de manager van de locatie en het finaliseren van de eet- en drinkgelegenheden menu. Dat orders voor gasten met vegetarische of glutenvrije eisen kunt opnemen. Bekijk de presenteren maten, aangezien ze door prijspunt variëren kunnen. Evenement-verhuurbedrijf uw evenement geleverd suggereert een vroege algehele controle van de lay-out, waarin de plaatsing, de AV en de muziek en de projectie schermen tabel. Finaliseer de hoeveelheid en de levering data van off-site leveranciers zoals fotografen en bloemisten. De gastenlijst en bevestig het aantal deelnemers met de zaal. Bereiden en schriftelijke materialen zoals tekenen, plaatskaarten, menu's, programma's of awards bestellen.
Komende dagen
Coördineren en controleren van de Reis-informatie, indien nodig, voor speciale gasten. Maak een laatste wandeling door met de feestzaal of locatie manager om lay-out en plaatsing van foodservice gebieden te bevestigen. Het bespreken van een speciaal verzoek maaltijden of toevoegingen aan het menu. De drank bestellingen bekijken en bijwerken van de website of social media met richtingen of andere details van de laatste gebeurtenis.
Gebeurtenisdag
Kom vroeg om te laden van de gebeurtenis. Dit houdt de ontvangende en coördinerende verzendingen van leveranciers en last-minute items bespreken met de manager van de locatie. Tekenen en plaatskaarten zorgen of andere schriftelijke materialen zijn verdeeld. Recensie van de setup van de gebeurtenis inclusief foto's en AV, voedsel plaatsing en tabel couverts, inchecken gebied, partijgunsten, de bar en de regelingen van het parkeren. Farmhouse.org, een sociale broederschap, raadt dat de host post-event dank u kaarten verzenden met leveranciers en luidsprekers.