Of u in een callcenter werkt of runnen van uw eigen bedrijf en aan een cliënt praten, die eindigde op een telefoongesprek op een beleefde en professionele manier is van essentieel belang. U wilt de laatste indruk die de klant moet een goeie. Basisprocedure voor het sluiten van een telefoongesprek zijn eenvoudig. Echter, mensen zijn individuen en dat sommige van hen een beetje meer finesse dan anderen.
Het verpakken dingen omhoog
Zodra u hebt van een beller vraag, genomen van een bestelling, of een probleem opgelost, is het tijd om dingen omhoog te verpakken. Begin door de beller te vragen of er iets anders u haar met kunt is. Na het aanpakken van eventuele extra problemen, door het volgende te doen:
- Even recapituleren wat u over gesproken en wat werd bereikt.
- Leg uit wat er gebeurt. Bijvoorbeeld, je zou kunnen zeggen: "uw bestelling wordt verzonden in 24 tot 48 uur."
- De beller bedanken voor het contacteren van u en uw waardering voor haar bedrijf.
- Nodigen de beller te krijgen contact u opnieuw voor iets anders die ze nodig heeft.
- Sluiten met een beleefde uitdrukking zoals: "Have a nice day" of "Ik heb genoten van ons gesprek."
- Wachten voor de beller eerste ophangen.
De spraakzaam beller
Soms krijg je een overdreven spraakzaam beller. Afsluiten van dergelijke oproepen worden voorgesteld, beleefd maar snel verkort wachttijden voor andere bellers en kunt u meer gesprekken. Meestal houdt deze client dwalen van het oogmerk van de oproep. Overname van het gesprek door te laten de klant weet dat de oproep beëindigen en hem terug te trekken naar het onderwerp bij de hand. Bijvoorbeeld, je zou kunnen zeggen: "Ik heb een ander wisselgesprekken. Voordat u gaan dat ik wil er zeker van dat we alles heb verzorgd." Start in uw afsluitende recap van het gesprek. Als de beller begint te dwalen af onderwerp, trek hem terug met directe vragen, die een simpel Ja of nee antwoord hebben. Zodra u de client voor zijn bedrijf bedankt heb, is signaal het gesprek voorbij met een duidelijke uitdrukking zoals "Ik ben blij dat ik was in staat om deze zaak voor u. Geniet van de rest van uw dag."
Boos-aanroepfuncties en onopgeloste kwesties
Klanten zijn af en toe boos wanneer ze bellen, of boos zijn omdat je niet geweest kundig voor oplossen van een probleem naar tevredenheid tijdens het telefoongesprek. Start samenvatten van de oproep door te herinneren van de cliënt van iets dat werd bereikt in deze situaties. Vertel haar wat de volgende stap zal zijn. Bijvoorbeeld, kan u beloven te checken in bij een ontbrekende orde en de volgende dag terug te bellen. Als je belooft om het contact van de beller, zorg ervoor dat u zich eraan houdt. Wanneer u afscheid, benadrukken het belang van de beller en de waarde voor uw organisatie.
