QuickBooks biedt een handige manier voor het bijhouden van uw facturen, maar een digitale boekhoudsysteem nog steeds vereist dat u fysieke bijhouden van facturen voor handhaving van de fiscale doeleinden. Met behulp van het QuickBooks Doc center en de functie verbonden documenten, kunt u scant uw ontvangstbewijzen en elke ontvangst koppelen aan een verwante factuur binnen de QuickBooks-software zodat kunt u gemakkelijk bijhouden van betalingen voor uw uitgaven en verstrekken van een kopie van de fysieke opbrengsten voor uw accountant of wilt controleren of uw uitgaven.
Bijgevoegde documenten
De functie verbonden documenten kunt u veel soorten documenten koppelen aan specifieke soorten transacties. Facturen meer inzicht geven in specifieke transacties en kunnen helpen met de boekhouding, wanneer het aankomt op tijd om uw belastingen te bereiden. U kunt alle van uw bijlagen weergeven in het midden van de Doc. QuickBooks ondersteunt elk bestandstype koppelen aan de Doc-Center, zelfs als QuickBooks niet steunt natively het document bekijkt. QuickBooks niet ook ingesteld een limiet op het aantal documenten dat u kunt toevoegen.
Ondersteunde lijsten en transacties
Items in de lijst met inbegrip van transacties, ondersteunen bankrekening registers en andere informatie over uw bedrijf de bijlage van documenten. De meest voorkomende rekeningen afkomstig zijn van leveranciers via inkoop- en verkooporders, maar u kunt ook het koppelen van rekeningen van klanten en medewerkers. Wanneer u een factuur ontvangt, kunt u ofwel koppelen om de specifieke persoon of het bedrijf, een account, inkoop- of verkoopdocument. Verkoopmedewerkers, klant berichten, methoden van betaling en verzending methoden ondersteunen geen bill bijlage.
Documenten koppelen aan transacties
Voor het gemak kunt u documenten op twee manieren met QuickBooks: u kunt meerdere rekeningen aan de Doc-Center toevoegen of toevoegen van rekeningen zelfstandig door de toegang tot de transactie of de lijst. U kunt scannen of gebruiken van een digitale kopie van de factuur toe te voegen aan de Doc-Center. Het center openen door te klikken op de "Company"-menu, selecteer "Documenten" en kies "Doc Center." Als u wilt een document toevoegen aan een specifieke transactie zonder gebruik te maken van de Doc-Center, Selecteer pictogram van een paperclip op de lijst of de transactie.
Delen van documenten
Wanneer u een Accountant kopie maakt, kunt u de documenten delen met uw accountant in een bestand dat speciaal voor uw accountant. Het bestand werkt met software available from QuickBooks software voor accountants. Met de Online Accountant of QuickBooks voor Accountant, kunt u het bestand naar uw accountant oog zonder te kijk in uw oude documenten te vinden specifieke rekeningen en kwitanties. Een regelmatige back-up van uw QuickBooks-bestand kan ook helpen voorkomen dat u verliezende rekeningen en kwitanties.
Disclaimer
Informatie in dit artikel geldt voor QuickBooks 2013. Iets of aanzienlijk kan variëren met andere versies of producten.