Een drukke e-mail inbox kan snel vullen met een mix van dringende en belangrijke of volledig irrelevant en triviale berichten. Een manier om de e-mail-koren van het kaf te sorteren is aan regels die automatisch de berichten te in verschillende mappen filteren als ze aankomen in het postvak in instellen. Outlook biedt veel regel opties voor het filteren van berichten gesorteerd op afzender, onderwerp, sleutelwoorden, account of adres veld. Een van de meest gebruikte filterregels afleidt e-mails van een bepaalde persoon of groep mensen--zeggen uw baas, een klant of de leden van een projectteam--uit het postvak in naar een speciale map. Gebruik de functie regels en waarschuwingen in Outlook 2013 te filteren en ordenen van uw e-mails automatisch.
Stap 1
Klik op het tabblad "Bestand" in het hoofdmenu lint vanuit een willekeurig scherm in Outlook.
Stap 2
Selecteer de knop "Regels en waarschuwingen beheren" op het infoscherm.
Stap 3
Klik op de knop "Nieuwe regel" in het dialoogvenster regels en waarschuwingen. U kunt ook de instellingen voor bestaande regels wijzigen vanuit dit dialoogvenster venster.
Stap 4
Selecteer uw voorkeur regelsjabloon in de lijst in de sectie "Selecteer een template" van het dialoogvenster van de Wizard regels. Outlook biedt regel templates voor veel email filter taken. Een van de meest gebruikte regels filters berichten van een persoon of groep mensen naar een specifieke map. Selecteer "Berichten van iemand naar een map verplaatsen" en klik op de onderstreepte "personen of openbare groep" link in de regel beschrijving van het deelvenster.
Stap 5
Dubbelklik op elke contactpersoon in uw Outlook-adresboek toe te voegen aan het veld 'From'. Klik op de knop "OK".
Stap 6
Klik op de koppeling "opgegeven" map in het deelvenster Beschrijving regel in het dialoogvenster Wizard regels.
Stap 7
Klik op de Outlook-map die u gebruiken wilt voor het opslaan van berichten gefilterd door de regel. De "Kies een map:" het deelvenster worden alle beschikbare Outlook-mappen weergegeven. Klik op de knop "OK".
Stap 8
Bekijk uw regelinstellingen. U kunt toevoegen of verwijderen van mensen of de bestemming van de map wijzigen door te klikken op deze koppeling in het taakvenster van de beschrijving regel. Wanneer u bent klaar om verder te gaan, klikt u op "Volgende".
Stap 9
Schakel eventuele andere voorwaarden die u wilt opnemen in de regel; bijvoorbeeld, inschakelt de "alleen aan mij verzonden" selectievakje dat Outlook de regel alleen voor e-mails gestuurd aan u alleen geldt wordt.
Stap 10
Selecteer eventuele uitzonderingen op de regel; bijvoorbeeld, kiezen voor "behalve als alleen aan mij verzonden" betekent dat Outlook de regel voor e-mails gestuurd aan u alleen zal niet volgen. Veel van de beperkingen en voorwaarden omvatten configureerbare acties. Bijvoorbeeld, als u de uitzondering "behalve als het onderwerp specifieke woorden bevat", klik op de onderstreepte "specifieke tekst" link en selecteert u de woorden toe te voegen op de regel. Klik op de knop "Volgende".
Stap 11
Voer een naam voor de regel in het toepasselijke veld. Klik op de "uitvoeren deze regel nu op berichten al in Postvak in' wilt u de regel toepassen op alle bestaande postvak in berichten. Klik op de "Finish" knop te voltooien de setup en de Wizard regels te sluiten.
Stap 12
Selecteer "Apply" en vervolgens "OK" uit te voeren van de regel en sluit u het dialoogvenster regels en waarschuwingen venster.
Tips & waarschuwingen
- Outlook biedt ook een filteroptie kunt u zoeken via uw e-mails voor berichten die zijn gebaseerd op specifieke criteria zoals de ontvangen datum, belang status of of er een bijlage. Klik op het tabblad "Start", "Filter E-mail" Klik in de groep van de hulpmiddelen voor zoeken en selecteer vervolgens uw voorkeur e-mail zoekfilter in de drop-down lijst.
- Vermoedelijke spamberichten verplaatst het filter voor ongewenste e-mail in Outlook automatisch naar de map Ongewenste E-mail. U kunt deze instellingen aanpassen zodat afzenders blokkeren of afzenders toe te voegen aan een veilige lijst. Ga naar 'Thuis' "Junk" en vervolgens op "Junk E-mail Options" om te controleren en ongewenste e-mail van Outlook wijzigen.