In plaats van het schrijven van envelop na envelop met de hand in Word 2013, een envelop sjabloon met uw retouradres instellen en laadt u een Excel-werkblad met de adressen die u wilt gebruiken. Met slechts een paar stappen om de gegevens te importeren, produceert Word een envelop voor elke geadresseerde op uw mailinglijst.
Stap 1
Druk op "Enveloppen" op het tabblad Verzendlijsten in Word om te beginnen met een nieuw project van de envelop. Vul uw retouradres als u wilt een gebruiken, maar laat het leveringsadres leeg.
Stap 2
Druk op "Opties" en stel het formaat van de envelop op het tabblad envelop-opties. De opties omvatten ook lettertype-instellingen en marge-instellingen. Word pakt automatisch een richting enveloppen die worden gebaseerd op het model van uw printer, maar als u wilt wijzigen de feed, opent u het tabblad Afdrukopties.
Stap 3
Klik op "toevoegen aan Document" de envelop-sjabloon te maken. Als u een nieuwe retouradres ingevoerd, kiezen of wilt instellen als de standaard voor later gebruik.
Stap 4
Plaats de cursor in het tekstvak voor adres van levering in de onderste helft van de envelop. U kunt het vak niet zien totdat u erop klikt, maar één klik overal in het vak het correct activeert. Druk op "geadresseerden selecteren" op het tabblad Verzendlijsten en kies "een bestaande lijst gebruiken" om uw Excel-bestand te laden en start een Afdruk samenvoegen. Als je hebt gevolgd de richtingen so far, hoeft u niet te klikken op de "Afdruk samenvoegen starten"-knop op elk gewenst moment.
Stap 5
Kies welk werkblad of de tabel in de Excel-werkmap uw adressen bevat als het bestand meerdere opties heeft. Kies of de bovenste rij koppen, zoals "Naam" en "Adres bevat" en druk op 'OK'.
Stap 6
Klik op "Adresblok" instellen hoe adressen worden weergegeven op de enveloppen. Kies opmaakopties aan de linkerkant van het venster om de voorvertoning aanpassen. Als het voorbeeld informatie vanuit uw Excel-bestand ontbreekt, drukt u op "Vergelijkingsvelden" delen van elk adres toewijzen aan specifieke kolommen in het werkblad.
Word is bedreven in het interpreteren van de adresgegevens in Excel, zelfs als u het niet splitsen in "Stad", "Staat," "Postcode" en andere kolommen. Tussen de automatische detectie van Word en de opties van de vergelijkingsvelden hoeft u meestal te bewerken het Excel-bestand te laten werken in Word.
Stap 7
Druk op "voorbeeldweergave" een monster van de eerste envelop bekijken en gebruik de pijlen of "Geadresseerde zoeken" knoppen in de sectie Voorbeeld van het resultaat om te controleren van de andere enveloppen. U hoeft niet te kijken naar elk item voordat u gaat afdrukken--zorg ervoor dat de algemene indeling er goed uitziet. Klik op de knop ' Finish & samenvoegen ' en kies ' Print Documents ' naar afdrukken. Als u zou liever de lay-out van de envelop opslaan, is opgenomen, kiest u 'Afzonderlijke documenten bewerken'.
Stap 8
Selecteer 'All' om een envelop voor elk adres afdrukken of geef een reeks posten, in volgorde van uw Excel-lijst. Kies "Huidige Record" de één envelop afdrukken op het scherm.
Tips & waarschuwingen
- Als u niet gebruiken elk adres in uw Excel-gegevens wilt, drukt u op "Adressenlijst bewerken" na het laden van het Excel-bestand. Schakel afzonderlijke adressen om hen uit te sluiten, of kies "Filter" voor het gebruik van adressen die overeenkomen met een specifieke functie, zoals alle adressen met "NY" in de kolom "Status".
- U hoeft te gebruiken van een bepaalde sjabloon in Excel voor Word te importeren adressen, maar als je de bouw van een mailing lijst van kras, tijd besparen door een lijstsjabloon adres vanaf. In Excel 2013, klikt u op "Bestand" "Nieuw" en zoek naar 'adres' wilt zoeken naar verschillende opties.
- Als u nooit enveloppen voordat afgedrukt hebt, test u print één met alleen uw retouradres--met behulp van "File" en "Print"--voordat u de Excel-gegevens laden. Als het gaat in de verkeerde richting, wijzigen de invoerrichting in de opties voor het afdrukken van enveloppen.
