Met de juiste planning, kunnen SharePoint metagegevens zijn een krachtig hulpmiddel voor het organiseren, opslaan en ophalen van de inhoud. Standaard wijst de SharePoint specifieke metagegevens eigenschappen op objecten. Extra metagegevens eigenschappen om zinvolle en beheerbare SharePoint-inhoud door het creëren van aangepaste kolommen toevoegen. Het proces van het vullen van een Word-document met metagegevens kenmerken is vergelijkbaar met het maken van een document voor samenvoegen met behulp van een aangepaste inhoudstype in SharePoint als de sjabloon en de Snelonderdelen in Microsoft Word velden toevoegen.
Maak een nieuwe documentbibliotheek in SharePoint door te klikken op "Create" onder het menu Siteacties. Selecteer "Document Library" "onder de"bibliotheken"rubriek. Voer een beschrijvende naam voor de bibliotheek in het veld "Naam" en klik op "Create". Hierdoor brengt u naar de pagina met de nieuwe documentbibliotheek. Selecteer "Instellingen van documentbibliotheek wijzigen" in het menu "Instellingen". Klik op de "Create kolom" eigenschappen van aangepaste metagegevens toevoegen aan uw documentbibliotheek (Herhaal deze stap voor aanvullende kolommen).
Terug naar de pagina met de documentbibliotheek en selecteer 'Nieuw Document' in het menu "Nieuw". Wanneer het document in Microsoft Word opent, selecteert u 'Opslaan als' in het menu bestand op te slaan van het document terug naar de documentbibliotheek. Zorg ervoor dat de in bestemming opslaan in de SharePoint-documentbibliotheek. Ga naar het menu Invoegen en klik op het item van de lint Snelonderdelen. Gebruik de "Documenteigenschap" lijst te selecteren van de juiste aangepaste kolommen die u hebt gemaakt voor uw documentbibliotheek. Sla het document lokaal op uw computer zodra u klaar bent met alle vereiste kolommen als eigenschappen van metagegevens toe te voegen aan het document.
Open het menu Siteacties en klik op 'Site Settings' in SharePoint. Selecteer 'Site-inhoudstypen"onder de"Albums"sectie. Klik op "Create" om de pagina Nieuw Site-inhoudstype te openen. Voer een beschrijvende naam voor het nieuwe inhoudstype in het veld "Naam". Selecteer het bovenliggende inhoudstype waarop het nieuwe inhoudstype wordt gekoppeld onder de "bovenliggende inhoudstype:" rubriek. Aangeven of u wenst te maken van het nieuwe inhoudstype onder een bestaande of nieuwe groep onder de sectie "Groep" en klik op OK om de instellingen te bevestigen.
Het nieuwe document aan het inhoudstype koppelen door het selecteren van "Geavanceerde instellingen" op de pagina Site-inhoudstype. Selecteer de optie "upload een nieuwe documentsjabloon" in de sectie "Documentsjabloon" en gebruik de bladerknop om te navigeren naar het nieuwe document op uw computer en klik op OK.
Terug naar de bibliotheek en selecteer "instellingen van documentbibliotheek wijzigen" vanuit naar de waterdruppel instellingen onderaan menu. Kies "Geavanceerde instellingen" onder het kopje "Algemene instellingen". Beheer van inhoudstypen onder de sectie "Inhoudstypen" inschakelen en klik op OK om terug te keren naar de pagina aanpassen. Klik op de link "Toevoegen vanuit bestaande typen site-inhoud" onder de rubriek "Inhoudstypen". Gebruik de drop Kangoeroeland "Selecteer site-inhoudstypen van:" om te vinden van de groep die het inhoudstype bevat. Selecteer het nieuwe inhoudstype dat u hebt gemaakt onder "Beschikbare Site-inhoudstypen," Klik op de knop "Toevoegen" en klik op OK om terug te keren naar de pagina aanpassen.
Terug naar de bibliotheek en maak een nieuw document met behulp van het nieuwe inhoudstype door het inhoudstype selecteren in het menu "Nieuw".
