Diplomatieke werk e-mail zijn eenvoudig en beleefd, en ernaar streven dat ontvangers niet begrijpen of interpreteren van de informatie. Bij het schrijven van een diplomatieke e-mail, gebruik van formele, precieze taal en Vermijd emotionele woorden. Het doel is om tactvol taalgebruik--woorden die duidelijk belangrijke berichten doorsturen--zonder slechte gevoelens.
Zet de Toon
De toon zetten door te focussen op hoe uw ideeën, berichten of instructies uw medewerkers helpen zal. Elke strijd van werkgerelateerde ze onder ogen zien, zoals technische problemen of tegenslagen, en vragen--plaats eisen--wanneer er iets wat die je wilt of behoefte te erkennen. Bijvoorbeeld, als u meer mensen toevoegt aan een bestaand project, schrijven, "Ik weet dat dit project extra stress heeft geplaatst op uw team, dus ik vroeg Jane Doe om te helpen met de kopie bewerken. Zou u zitten kundig voor haar voorzien van een ruw ontwerp voor het weekend? " Diplomatieke taal heeft een beleefd Toon dat pogingen om te zetten van de ontvangers op hun gemak.
Keep It Professional
Vermijd persoonlijke, vertrouwelijke of gevoelige onderwerpen, zoals salarisinformatie, problemen van personeel of interne conflicten, in een diplomatieke e-mail. Alleen openbare zaken bespreken, suggereert Inc. magazine. Altijd vraagstukken met persoonlijke of vertrouwelijke face-to-face, of per telefoon wanneer een face-to-face vergadering niet mogelijk is. Je weet nooit wanneer een e-mail zou krijgen doorgegeven rond het kantoor. Gebruik professionele begroeting en sluitingen, zodat geadresseerden weten dat de correspondentie werk-gerelateerd, niet persoonlijk karakter is. Bijvoorbeeld, beginnen de e-mail met "Hallo," "Groeten" of "Good morning"--niet "Hey", "Yo" of "mijn peeps."
Kies uw woorden verstandig
Richten op "I" verklaringen, in plaats van "u" verklaringen, vooral wanneer je bent aanpakken gebreken, fouten of correcties in een e-mail. Leg uw verklaringen, zodat geadresseerden een duidelijk begrip van uw doelstellingen en bedoelingen krijgen. Bijvoorbeeld, als u wilt een bedrijfsbrede e-mail over het belang van het halen van deadlines, schrijven, "het is altijd mijn doel om deadlines te halen teneinde een sterke customer support base. Tijdigheid en efficiëntie zijn twee van mijn topprioriteiten, dus neem contact met me als situaties ontstaan die tot termijn problemen leiden kunnen."
Worden directe en specifieke
Zo eerlijk en direct met uw correspondentie, uw collega's niet hoeft te lezen tussen de regels of achteraf wat je probeert te zeggen. Diplomatieke taal is tactvol, bondig en to the point. Verwijder overtollige woorden, gedachten of ideeën die kunnen verwarren uw medewerkers of moeras van uw e-mail. Bijvoorbeeld, als u wilt pakken werknemer de schendingen van de code van de jurk in een e-mail aan leraren, schrijven, "rekening houden met de eisen van de code van de jurk in de Medewerkershandboek. Geen shorts, tank tops of slippers tijdens de schooluren." Richt de e-mail tot "alle medewerkers," dus geen één is uitgekozen.