Er zijn twee aspecten aan het schrijven van een voorstel van begroting blad: bepalen van de cijfers en ontwerpen van de lay-out die u zult willen gebruiken, en het verstrekken van beknopte uitleg om te helpen de lezer begrijpt wat er achter de cijfers. Het blad van de begroting is meestal bereid in een werkblad-type programma zoals Microsoft Excel of het programma nummers van Apple, en de toelichting kunnen worden gedaan in hetzelfde programma, in een tekstverwerkingsprogramma of in een presentatieprogramma zoals Microsoft PowerPoint of Apple's Keynote. U bent in een budget voorstel gericht voor communicatie boven alles, niet microscopisch detail.
Noteer de elementen van de inkomsten en kosten. Overwegen wat items kunnen worden best gegroepeerd op dit punt en nog steeds communiceren uw voorstel is centrale ideeën en haar begroting. Het harde deel hier is te denken van deze kosten door en controleer uw werk hier. Alle de gerelateerde opbrengsten en kosten omvatten. Dit bespaart tijd later; geen natrekken van alle uw stappen en het opnieuw uitvoeren van de opmaak en de cijfers nogmaals uit te leggen.
Eerste lijst van de meest significante dollar bedragen in de begroting, dan de kleinere en niet een lijst van items in alfabetische volgorde. Uw lezer is eerst kijken naar de grote hoeveelheden en kan besluiten alvorens hij zelfs aan de kleinere krijgt. Probeer te houden een lijst met niet meer dan 10 tot 12 rijen omdat meer dan dat wordt te gedetailleerd en zal niet worden gelezen als u deze in PowerPoint weergeven. Verwante items rubrieken zoals "Lonen en voordelen" om hulp inzicht groeperen.
Ronde detailniveau dollar-bedrag dient te worden dit stadium. Dit is een voorstel, niet een audit, dus als de grootste enkel item is $100.000, Vermijd de verleiding om items zoals $1,328.96 op het voorstel. Gaan met 1.000 dollar en veelvouden van $5.000. Probeer te houden het kleinste cijfer niet minder dan één twaalfde van de grootste, of de kleine cijfers zinloos geworden en weghalen van uw bericht.
Controleren en opnieuw controleren dat alle kolommen en rijen aan dezelfde algemene resultaten toevoegen. Als u een werkblad gebruikt, gebruikt u een "formule" op elke locatie, zoals "som", en de wil doen van de toe te voegen en controle voor u.
Schrijf een korte uitleg elke figuur op een apart gedeelte van het werkblad, in een document of in PowerPoint. Dit brengt de cijfers tot leven, hun belang communiceert of voegt duidelijkheid over de noodzaak van de kosten. Bijvoorbeeld, zou je kunnen zeggen, "de lonen en uitkeringen figuur van 80.000 dollar vertegenwoordigt twee medewerkers van 30.000 dollar elk plus 33 procent van hun loon voor gerelateerde belastingen en uitkeringen ($10.000 elke)."
- Doen van uw "toelichtingen" in PowerPoint is een techniek die dwingt je om te worden zeer beknopt.
- Dollartekens en komma's gebruiken, wanneer vermelding van de dollar ($5.000 niet 5000).
- Alleen de kleuren van de dienst of speciale opmaak spaarzaam; overmatig gebruik wolken uw bericht.