Een evaluatie-voorstel is een document geschreven waarin alle voorstellen ontvangen van aannemers voor een bepaalde baan. Dit voorstel wordt weggeschreven naar de aannemer gekozen voor de baan staat. De contractant is gekozen op basis van informatie over prestaties in het verleden, prijs, mogelijkheden en andere technische factoren. De aannemer gekozen moet voordeligste voor het bedrijf het verhuren en het voorstel van de evaluatie moet duidelijk vermelden waarom niet. Een lichtgewicht systeem wordt meestal gebruikt tijdens dit proces.
Vorm een team. Vorming van een team om te evalueren alle voorstellen helpt in het proces van het kiezen van een aannemer. Het doel van het team wil samenkomen en kijken uit over alle ontvangen voorstellen. Sommige leden van het team zijn aangewezen voor de beoordeling van de kostenfactoren, terwijl anderen noncost factoren bekijken. Vaak zijn leden van dit team ook betrokken bij het creëren van het verzoek tot voorstel of RFP. De RFP stelt de exacte specificaties van de baan.
Aan eisen voldoen. A aangewezen persoon, soms een aanbesteding officier, is verantwoordelijk voor het controleren van alle documenten en ervoor te zorgen zij aan de eisen voldoen. Het is hierbij om ervoor te zorgen dat het inzendingen werden ontvangen door de deadline, die alle pagina's van de inzendingen werden ontvangen en betalingen werden verricht, indien van toepassing. Zolang de voorstellen voldoet aan de vereisten, elk is gefotokopieerd en een kopie wordt gegeven aan elk teamlid.
Alle voorstel antwoorden bekijken. De leden van het team beginnen herziening van elk afzonderlijk voorstel, te vergelijken met de nauwkeurige specificaties van de baan. Als alle items verdwenen uit een afzonderlijke voorstel zijn, kan iemand contact op met de aannemer om te vragen over het weglaten. Dit is echter niet een normaal proces.
Het toewijzen van een gewicht aan elk voorstel. De RFP wordt gebruikt en gewichten zijn toegewezen aan elke afzonderlijke sectie ervan, hetzij door het team of een officier van de aanbestedingen. De leden van het team bepaalt ofwel gewichten als een groep, of elk teamlid is toegestaan om onafhankelijke gewicht beslissingen te nemen. Het totale gewicht van alle geledingen van het RFP is altijd gelijk aan 100.
Score van elk voorstel. Alle teamleden maken individuele scores voor elk voorstel. Deze zijn ingediend bij de teamleider of coördinator. De scores worden opgeteld uit en de aannemer die het hoogst scoren over het algemeen het voorstel wordt toegekend.
Een samenvatting maken. Nadat een aannemer is gekozen, wordt alle informatie over elke voorlegging geregistreerd als een samenvatting, benoemen de aannemer gekozen. Deze samenvatting legt ook het proces gebruikt voor het bepalen van de gekozen opdrachtnemer.