Elk bedrijf dat medische dossiers op een werknemer houdt moet houd ze privé en gescheiden van andere records, volgens de juridische website Nolo. Dit geldt met name als een werknemer wordt gedekt door de Americans with Disabilities Act. Maar soms zal deze medische dossiers moeten worden gezien onder bepaalde strikte voorwaarden. Hoe lang houd je ze op bestand wanneer een werknemer de onderneming verlaat, is afhankelijk van bepaalde tijdschema's gemaakt door de federale overheid.
OSHA voorschriften
De Occupational Safety and Health Administration moet u medische registers bijhouden over een werknemer die kan worden blootgesteld aan giftige stoffen op het werk. WERDEN zegt dat deze records hoeven te worden bewaard in het bestand voor de hele tijd dat de werknemer werkt voor uw bedrijf, plus 30 jaar na. Uitzonderingen hierop zullen alle medische dossiers die u had afzonderlijk vanuit uw medische programma; alle records van EHBO behandelingen die niet nodig meer uitgebreide medische behandeling; en bestanden op werknemers van uw bedrijf voor minder dan een jaar. Een werknemer die werkt voor u minder dan een jaar, echter, moet u hem zijn medische dossiers geven wanneer hij vertrekt.
Uitzonderingen op de werknemer toxine blootstelling
OSHA zegt bepaalde rapporten met betrekking tot een mogelijke toxische blootstelling van een werknemer niet altijd moet gedurende 30 jaar worden bewaard. Bijvoorbeeld, een practicumverslag die details milieu-informatie over de toxines moet slechts gedurende één jaar worden bewaard. Alleen de relevante medische informatie van de werknemers blootgesteld aan een toxine moet worden gehouden voor de 30-jarige tussentijdse. Ook hoeven alle informatie over de identificatie van de giftige stoffen niet te worden bewaard, dan records de directe die naam aangeeft van het toxine zelf.
Wanneer u gaat failliet
Als u failliet gaat, zegt OSHA dat alle medische dossiers op uw medewerkers moeten worden overgedragen aan de persoon of entiteit die het kopen van uw bedrijf. In het scenario van uw bedrijf sluiten met niemand over te nemen, neem contact op met al uw voormalige werknemers drie maanden voordat u het sluit, en hen in staat toegang gegeven tot hun medische dossiers stellen. Daarnaast moet u uw medische gegevens overbrengen naar het National Institute for Occupational Safety and Health. Als een optie via het zelfde Instituut, kunt u schrijven van de directeur en vertel hem schriftelijk, dat u bent verwijdering van de medische dossiers drie maanden voordat je failliet gaat.
Bijhouden van medische registers voor de IRS
In een ander scenario hebt u te houden uit het verleden medische dossiers op uw medewerkers, voor fiscale doeleinden. De IRS zegt dat je alleen houden deze records moet tot de periode van beperkingen is--- of een periode dat de IRS desgewenst kan te herzien uw belastingaangiften. Als de IRS vondsten uit u verschuldigd extra heffingen te betalen bent, moet u de werknemerrecords voor drie jaar houden. Als u bepaalde delen van uw inkomen niet melden en het hoger is dan 25% van uw bruto-inkomen weergegeven op uw belastingaangifte, moeten werknemersrecords worden bewaard voor zes jaar. Voor degenen die het bestand later naar aanspraak maken op een terugbetaling of creditering, werknemersrecords moeten worden gehouden voor drie jaar, of twee jaar na de belastingen werden betaald. Degenen die indienen belastingen beweren een verlies uit effecten zal moeten registers bij te houden voor zeven jaar.
Andere omstandigheden
De IRS wijst erop dat u wellicht de medische registers bijhouden van bestand langer voor de omstandigheden buiten de belastingen. Soms verzekeringsmaatschappijen en schuldeisers zullen vereisen dat u deze veel langer registers bij te houden. Neem contact op met uw verzekeraar of uw schuldeiser, indien mogelijk, om te zien wat zij vereisen.