Microsoft Excel, geïntroduceerd in de jaren 1980, helpt bedrijven beheren en analyseren van gegevens in digitale werkbladen. Het is onderdeel van de Microsoft Office-suite. U kunt Excel ook gebruiken om persoonlijke gegevens, zoals lijsten met contactpersonen. Veel persoonlijke informatie managers vereisen een bepaalde opmaak voor lijsten met contactpersonen voordat gebruikers de informatie kunnen importeren. Als u uw contact gegevens in een Excel-werkblad in een bepaalde volgorde invoeren en sla het op als een door komma's gescheiden waarden bestand, kunt u uw Excel-lijst met contactpersonen in andere programma's trekken.
Start een nieuw werkblad in Microsoft Excel. Ga naar het menu "Bestand" aan de bovenkant van het venster en selecteer "Nieuw" uit het drop-down menu. U zal deze nieuwe leeg werkblad kunt opgeven van uw contactgegevens.
Klik op de cel in de eerste rij en eerste kolom van de spreadsheet. Gebruik dit bovenste rij voor de categorieën om uw contactgegevens. Voer in de eerste cel, een categorie voor uw contactgegevens, zoals "Naam," "Bedrijf," "adres" "Cell Phone" of "E-mail." Blijven invoeren van een categorie in elke cel in deze bovenste rij totdat je alle categorieën die u nodig heeft voor uw contactpersonen hebt aangeboden.
Vul de volgende rij onder uw rij van categorieën met informatie over uw eerste contact, overeenkomen met de informatie aan de categorie in de bovenste rij. Blijven die elke rij als volgt invullen, totdat u uw hele lijst met contactpersonen hebt ingevoerd.
Klik op het "File" menu aan de bovenkant van het scherm en selecteer 'Opslaan als' in het drop-down menu. Voer een titel voor uw lijst met contactpersonen en klik op "Opslaan" om op te slaan uw lijst in Excel's standaard opmaak voor het geval u wilt later herzien vanuit Excel.
Herhaal stap 4. Ditmaal, voordat u op "Opslaan" te klikken, selecteert u de extensie van de "CSV-" onder de "Bestandstype" of "Format" drop-down box. Opslaan van een kopie van uw lijst met contactpersonen in de door komma's gescheiden waarde kunt indeling importeren in andere toepassingen, zoals Microsoft Outlook.
- U kunt alfabetiseren en sorteren van uw contact informatie binnen uw Excel-lijst met contactpersonen door te wijzen op alle gegevens die u sorteren wilt, te klikken op het menu "Data", en "Sorteren".